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Zeitarbeitssoftware

HR4YOU-eTemp

Die Zeitarbeitssoftware HR4YOU-eTemp deckt neben dem Bewerbermanagement und der Mitarbeiterverwaltung alle Aufgaben in der Arbeitnehmerüberlassung ab. Somit wird Ihnen die Suche nach den geeigneten Kandidaten erleichtert. Finden Sie Ihren Wunschkandidaten direkt in der Datenbank der Zeitarbeitssoftware oder über Stellenausschreibungen in angebundenen Jobbörsen. HR4YOU ist als Anbieter der Schnittstelle von der DATEV eG zertifiziert.

Zielgruppe der Zeitarbeitssoftware

 HR4YOU eTemp ist eine Softwarelösung für Personaldienstleister, Zeitarbeitsunternehmen und die Arbeitnehmerüberlassung.

HR4YOU-eTemp Dashboard
HR4YOU-eTemp Dashboard

Features unserer Software für Zeitarbeit

  •  Vollständige Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse
  •  Keine Beschränkung bezüglich der Anzahl von Vakanzen und Bewerbern
  •  Von der Stellenausschreibung bis zum Backend für alle Beteiligten von jedem Endgerät auch als App nutzbar
  •  Das System wächst mit Ihren Aufgaben – vom Start-Up bis zum etablierten Unternehmen mit Niederlassungsstruktur
  •  Wir begleiten Sie bei der Konfiguration des Systems und der Optimierung Ihrer Prozesse
  •  Bleiben Sie auch mit der neuen EU-DSGVO auf der sicheren Seite und setzen Sie auf einen ISO 27001 zertifizierten Partner mit Entwicklung und Hosting Made in Germany

Warum HR4YOU?

  •  Mehr als 10.000 Personaldisponenten vertrauen auf uns
  •  24/7 Online-Support-System
  •  Zertifiziertes Information Security Management System (ISMS) gemäß ISO 27001
  •  Ca. 100.000 besetzte Positionen pro Jahr über HR4YOU-Systeme
  •  Automatisches Update von Tarifverträgen, Branchentarifen und gesetzlichen Neuerungen
  •  Umfassendes Schulungs- und Online-Seminarangebot
  •  Prozessabbildung von der Bewerbergewinnung bis zur Abrechnung in einer Lösung

Kunden- und Interessentenmanagement (CRM)

Alles auf einen Blick: Die wichtigsten Daten zu Unternehmen sowie Webservices mit weiterführenden Informationen werden übersichtlich dargestellt. Verwalten Sie Ihre Ansprechpartner und steuern Sie die gesamte Kommunikation direkt über die Applikation. Weisen Sie Zielgruppen, Branchen, Firmen- und Umsatzklassen zu und strukturieren Sie so Ihre internen Verantwortlichkeiten und Kampagnen.

Bearbeitung des Ansprechpartners Bearbeitung des Ansprechpartners

Kundenliste mit Potenzialen Kundenliste mit Potenzialen

  • Verwaltung aller relevanten Firmen- und Ansprechpartnerdaten
  • Abbildung aller kundenspezifischen Überlassungskonditionen: zeitabhängige Zuschlagsarten, Vergleichslöhne
  • Unlimitiertes Anlegen von Adressen, Einsatzorten und Arbeitsplätzen
  • Kommunikation via E-Mail, Brief und SMS über das System
  • Integration der Telefonanlage für In- und Outbound-Calls möglich
  • Dokumentation aller Aktivitäten mit Kunden und Interessenten in der Kundenakte (Historie)
  • Einfache Aufgabensteuerung über Wiedervorlagen
  • Favoriten für Schellzugriff und Shortcuts
  • Alle Überlassungskonditionen hinterlegen
  • Firmenspezifische Zuschlagsarten zeitabhängig verwalten
  • Erfassung von Vergleichslöhnen
  • Zielkunden mit Priorisierung nach individuellen Parametern selektieren

Anfragen- und Projektverwaltung

Die Projektverwaltung ermöglicht einen Zugriff auf alle eingehenden Kundenanfragen. Über die Projektliste bestehen verschiedenste Filtermöglichkeiten. Im jeweiligen Projekt können sämtliche relevanten Inhalte hinterlegt und nachverfolgt werden.

Übersicht der zugeordneten Bewerber in einem Projekt Übersicht der zugeordneten Bewerber in einem Projekt

Bearbeitung der Projektdaten Bearbeitung der Projektdaten

  • Übersicht aller Personalanfragen mit Filter- und Favoritenfunktion
  • Klassifikationsmöglichkeiten nach Kunden, Projektphasen und Zuständigkeiten
  • Übersichtliche Verwaltung aller zugeordneten Kandidaten oder Mitarbeiter bis zur Auftragserstellung
  • Integriertes Skillmatching und Active Sourcing
  • Direkter Versand von passgenauen Kandidaten- bzw. Mitarbeiterprofilen
  • Dossier-Tracking für die Nachverfolgung von versandten Profilen

Stellenanzeigen-Multiposting

Stellenanzeigen erhalten Ihr Corporate Design und werden responsive erstellt. Ihre Stellen werden übersichtlich verwaltet und archiviert. In die Inserate lassen sich Funktionen für eine direkte Online-Bewerbung und Weiterempfehlung in soziale Netzwerke einbinden. Eine breite Streuung erreichen Sie durch die Weiterschaltung an Jobbörsen, Metasuchmaschinen, Social Media Diensten und bei der Bundesagentur für Arbeit. Schnittstellen zu allen relevanten Portalen sind integrierbar, auch kostenpflichtige Portale können direkt über HR4YOUeTemp bestückt werden.

Ansicht und Bearbeitung der Stellenanzeige Ansicht und Bearbeitung der Stellenanzeige

  • Stellenanzeigen generieren und auf Knopfdruck veröffentlichen
  • Mobile Optimierung und Integration vom Corporate Design
  • Einfache Einbindung in die eigene Website über einen XML-Datenstrom oder per iFrame
  • Erhöhte Reichweite in mehr als 100 kostenfreien Jobbörsen über integriertes Multichanneling (Zusatzmodul)
  • Weiterschaltung in soziale Netzwerke und Empfehlungsportale
  • Anbindung von Schnittstellen zu kostenpflichtigen Jobbörsen mit Kostenkontrolle

Bewerber gewinnen

Um einen Rücklauf von guten Bewerbern zu erhalten, ist neben einer hohen Reichweite der Stellenanzeige entscheidend, dass der Bewerbungsprozess so übersichtlich und positiv wie möglich gestaltet wird (Candidate Experience). Mit HR4YOU-eTemp können unterschiedlichste Bewerbungswege schnell und transparent verarbeitet werden. Online-Bewerbungsformulare können flexibel gestaltet und auch für mobile Bewerbungen spezifisch konfiguriert werden. E-Mail- oder Postbewerbungen werden per Knopfdruck ins System übernommen und mit Unterstützung eines CV-Parsers strukturiert ausgelesen.

Auflistung der Bewerberdaten Auflistung der Bewerberdaten

Bewerbungsformular Bewerbungsformular

  • Stellenspezifisches Online-Bewerbungsformular
  • Integration eines CV-Parsers (Zusatzmodul) im Onlineformular
  • Unterstützung von mobilen Bewerbungen
  • One-Klick-Bewerbungen sind einbindbar
  • Schnelle Verarbeitung von E-Mail- und Postbewerbungen über einen Split-Screen
  • Anbindung der HR4YOU-Bewerber-App mit Chatfunktion (Zusatzmodul)
  • Mehrstufige Einwilligungserklärungen i.S.d. EU-DSGVO

Matching und Kandidatenscreening

Finden Sie zu den offenen Positionen auf Knopfdruck die passenden Kandidaten. Die Suche ist sowohl über ein strukturiertes Skillmatching als auch mit einer integrierten Volltextsuche über alle Bewerberdokumente möglich. Durchsuchen Sie nicht nur Ihren Pool an bestehenden Mitarbeitern oder Kandidaten, sondern durchforsten Sie über integrierte Active Sourcing-Funktionen auch externe Netzwerke nach Top-Kandidaten.

Auswertung der Bewerberkenntnisse zu den Projektanforderungen Auswertung der Bewerberkenntnisse zu den Projektanforderungen

Definition der Projektanforderungen Definition der Projektanforderungen

Active Sourcing

  • Übergeben von Suchparametern an Portale wie Xing und LinkedIn
  • Verbindungen zu Webservices für weitere Hintergrundinformationen zu Kandidaten
  • Einfache Übernahme von identifizierten Kandidaten in die Datenbank

Suche innerhalb der Kandidatendatenbank

  • Abgleich von Kandidaten-Kenntnissen und Stellenanforderungen
  • Skillmatching mit Rankingfunktion
  • Integrierte Postleitzahl- und Umkreissuche
  • Dokumentenvolltextsuche in Textdokumenten und Bilddateien (z.B. doc, pdf oder jpg)
  • Komplexe Datenbankabfragen kombinierbar mit UND/ODER/NICHT-Verknüpfungen
  • Reverse-Matching-Funktionalität für Ihre Top-Kandidaten

Profilerstellung und Profilversand

Haben Sie geeignete Kandidaten gefunden, ist es wichtig, diese auch passgenau bei Ihrem Kunden vorzustellen. Sie können sowohl offene als auch anonymisierte Profile generieren und erhalten zudem die Möglichkeit, eine Vielzahl unterschiedlicher Profilvarianten für einen Kandidaten zu erzeugen. Die Ausgabe wird hierbei über Knopfdruck in ein gestaltetes Layout umgesetzt. Die Einbindung der Kunden erfolgt über einen mittels Kennwort geschützten Link. Dieser ermöglicht dem Empfänger Zugriff auf ein übersichtlich gestaltetes Profilbuch mit allen relevanten Kandidateninformationen und –dokumenten. Über das Profilbuch erhält der Kunde auch eine integrierte Feedbackfunktion, um schnell mit dem verantwortlichen Disponenten zu kommunizieren.

Übersicht aller versendeten Kandidatenvorstellungen Übersicht aller versendeten Kandidatenvorstellungen

Ansicht eines einzelnen Kandidaten in der Kandidatenvorstellung Ansicht eines einzelnen Kandidaten in der Kandidatenvorstellung

  • Einfache Profilerstellung direkt über die Datenbank
  • Generieren von offenen und anonymisierten Kandidatenprofilen
  • Multiple Profile für einzelne Kandidaten zur passgenauen Vorstellung
  • Kandidatenauswahl mit Feedbackmöglichkeit per E-Mail an den Kunden versenden
  • Automatische Verfolgung der Profilzugriffe über Dossier-Tracking

Auftragswesen

Alle aktiven oder abgeschlossenen Aufträge können pro Kunde und Abteilung überblickt werden. Innerhalb des einzelnen Auftrages können dann spezifische Konditionen eingesehen und bei Bedarf angepasst werden. Informationen zu Branchentarifen, über die errechnete Höchstüberlassungsdauer der Beginn von Equal-Pay werden übersichtlich angezeigt. Aus den hinterlegten Informationen kann der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag direkt über HR4YOU-eTemp generiert und überwacht werden.

Rechnungskonditionen Rechnungskonditionen

Auftragsübersicht Auftragsübersicht

  • Kundenkonditionen direkt aus den Firmenstammdaten übernehmen und zeitgebunden Anpassen
  • Lohndaten pro Auftrag zeitabhängig abbilden
  • Branchenzuschläge und Equal-Pay und Fristenüberwachung
  • Ausrüstung und Arbeitsschutzmaßnahmen einsatzbezogen überwachen
  • Gleichzeitige Zuordnung eines Mitarbeiters zu mehreren Aufträgen
  • AÜV-Erstellung und Überwachung mit Ampelfunktion
  • Elektronische Signatur einbindbar (Zusatzmodul)

Mitarbeiterverwaltung

Mit der Einstellung wird ein Bewerber auf Knopfdruck zum Mitarbeiter und wird mit sämtlichen Stammdaten hinterlegt. Alle erforderlichen Dokumente, wie z.B. der Arbeitsvertrag und die Erstunterweisung, können direkt über das System generiert werden. Ebenso können beim Mitarbeiter alle Unterweisungen mit Gültigkeitsdatum und ausgehändigten Arbeitsmitteln verwaltet werden. In der Einsatzübersicht erhält der Disponent eine aufbereitete Darstellung aller laufenden Einsätze verbunden mit verschiedenen Filtermöglichkeiten.

Mitarbeiterliste Mitarbeiterliste

Mitarbeiterdaten Mitarbeiterdaten

  • Personalstammdaten: Personalnummer, Eintrittsdatum, Arbeitsgenehmigung, Sozialversicherungsdaten etc.
  • Zeitabhängige Personaldaten: Lohn-/Gehalts-Daten mit Tarifeingruppierung nach BAP und IGZ
  • Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung
  • Einsatzübersicht filterbar nach Kunde, Mitarbeiter, Niederlassung, Disponent

Stundenerfassung

Stunden können online, über Tastatursteuerung oder aus elektronischer Zeiterfassung direkt erfasst werden. Mit einem Zusatzmodul ist die Stundenerfassung durch den Mitarbeiter ebenfalls möglich. Farbliche Markierungen, machen auf fehlende Einträge in der Kalenderübersicht aufmerksam. Fehlende Stundenzettel werden als Erinnerung angezeigt. Aus den hinterlegten Auftragskonditionen werden automatisch die Lohn- und Rechnungsdaten errechnet und für den Disponenten übersichtlich auf einem zweigeteilten Bildschirm angezeigt.

Gegenüberstellung von Lohn- und Rechnungsdaten Gegenüberstellung von Lohn- und Rechnungsdaten

Ansicht der Stundenerfassung Ansicht der Stundenerfassung

  • Übersichtliche Stundenerfassung zu laufenden Aufträgen
  • Darstellung von Rechnungsdaten und Lohndaten über zweigeteilten Bildschirm
  • Unterschiedliche Zeiterfassungsmodi hinterlegbar: Echtzeit, Von-Bis-Pause, reine Arbeitszeit
  • Importfunktion von Stundendaten möglich
  • Mitarbeiterstundenerfassung mit Kundengenehmigungsverfahren (Zusatzmodul)
  • Einfache Prüfung von unvollständigen Stundendaten
  • Warnhinweise bei Überschreitungen der gesetzlichen Arbeitszeit

Faktura und Lohn

Aus den erfassten Stundendaten wird auf Knopfdruck eine Rechnung erstellt. Die Rechnungsposten können vom Disponenten auf verschiedene Arten zusammengestellt und abgedruckt werden. So ist eine Abrechnung von mehreren Mitarbeitern oder Aufträgen innerhalb einer Rechnung möglich. Mit Versand der Rechnung wird diese direkt in die Offene-Posten-Liste übertragen. In den Lohnvoransichten werden alle erfassten Lohndaten zur Überprüfung aufgezeigt. Die Berechnung der Durchschnittsstunden und Tagessätze von Abwesenheiten erfolgt automatisiert und eine einfache Abstimmung des Zeitkontos ist gewährleistet.

Voransicht des Lohnexportes Voransicht des Lohnexportes

Abstimmung des Zeitkontos Abstimmung des Zeitkontos

  • Rechnungserstellung nach verschiedenen Zeitperioden: Tag, Woche, Monat
  • Flexible Postenzusammenstellung
  • Stapelverarbeitung von Rechnungsdaten möglich
  • Offene-Posten-Verwaltung und Mahnwesen integriert
  • Schnelle Übersicht über alle zu erstellenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Automatische Berechnung des 13-Wochen-Schnitts
  • Integrierte Schnittstelle zu DATEV für den Lohnexport
  • Vorschuss- und Abschlagsverwaltung zur Applikation möglich

Kommunikation und Dokumentenmanagement

Die Kommunikation mit Kunden, Bewerbern und Mitarbeitern über E-Mail, Brief oder SMS wird in der Historie chronologisch gespeichert. Vordefinierte Standarddokumente wie Eingangsbestätigung, Absage oder Einladung können manuell, automatisiert oder als Sammel-E-Mails versandt werden. Ebenfalls integriert ist die Erstellung von Arbeitsverträgen und AÜVs. Die Telefonanlage kann mit dem System verknüpft werden. Für die Aufgabensteuerung und interne Kommunikation gibt es ein umfassendes Wiedervorlagensystem, welches Termine auch an einen externen Kalender übertragen kann.

Dokumentenversand-Auswahl Dokumentenversand-Auswahl

Dokumentenversand-Übersicht Dokumentenversand-Übersicht

  • Zentral verwaltete Dokumentvorlagen für alle Geschäftsbereiche
  • Kommunikation via E-Mail, Brief und SMS
  • Umfassende Kontakthistorie zu Kunden, Projekten, Mitarbeitern und Bewerbern
  • Aktionslisten zur Verwaltung von Massenmails oder Serien-Aktionen
  • Automatische und zeitgesteuerte Kommunikation
  • Multiples Wiedervorlagensystem zur Verwaltung von Aufgaben
  • Einbindung eines E-Mail-Kontos per IMAP möglich
  • Versand von Terminen und Aufgaben an externe Terminkalender (iCal)

Reporting

Zur Messung Ihrer Performance und zur weiterführenden Strategieplanung können Sie umfassende Statistiken und Auswertungen generieren. Diese können sowohl zeitgesteuert, ad-hoc, oder aber auch über fest definierte Prozessschritte und Aktionen generiert werden. Es gibt sowohl Auswertungen für die Messung des Erfolges auf Ebene einzelner Disponenten, Niederlassungen oder des gesamten Unternehmens bezogen auf den gesamten Überlassungsprozess.

Suchfenster Produktivitätsreport Suchfenster Produktivitätsreport

  • Auswertungen zu allen relevanten Geschäftsprozessen: Vertriebliche Kennzahlen, Bewerberherkunft, Umsatzübersicht je Kunde und Niederlassung, Deckungsbeitragsberechnung, Nachkalkulation, Rückstellungsreport, Arbeitszeitsonderauswertung, Krankenstatistik, etc.
  • Klickstatistiken für Stellenanzeigen über ein Tracking-Tool (Zusatzmodul)
  • Zeitabhängige Auswertungen zur Messung der Prozessgeschwindigkeit und des Unternehmens erfolgt

Controlling

Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung gilt es, zahlreiche rechtliche Vorschriften, zeitliche Fristen und organisatorische Regularien im Blick zu behalten. Im AÜ-Cockpit werden sämtliche relevanten Fristen überwacht und für den Disponenten mit einer entsprechenden Warnfunktion hinterlegt dargestellt. So erhalten Sie auf einen Blick eine Liste von auslaufenden Einsätzen, Unterweisungen, Branchentraif- und Equal-Pay-Fristen und können proaktiv gegensteuern. Im Zuge der Umsetzung der EU-DSGVO wird innerhalb des Systems zudem eine Lösch- und Anonymisierungsroutine hinterlegt, so dass Sie auch in Zukunft die Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten automatisiert und rechtskonform abbilden.

Automatische Berechung der Kundenumsätze Automatische Berechung der Kundenumsätze

  • Individuelle Abfragen einrichten und im Dashboard hinterlegen
  • AÜ-Cockpit zur Überwachung aller relevanten Fristen
  • Steuerung von Prozessen über Checklisten

Erweiterungen

Das System ist modular aufgebaut und kann jederzeit über zusätzliche Module und Funktionen erweitert werden. Folgende Inhalte könnten Sie bei der Arbeit unterstützen:

Automatische Lebenslauferkennung (CV-Parsing) Automatische Lebenslauferkennung (CV-Parsing)

Chat für Bewerber Chat für Bewerber

  • CV-Parsing (in unterschiedlichen Varianten) – automatisches Auslesen von Lebensläufen und strukturierte Überführung in die Datenbank
  • Multichanneling – erhöhte Reichweite durch Streuung der Stellenangebote in mehr als 100 kostenfreien Jobbörsen
  • E-Signing – Einbindung der elektronischen Signatur von Dokumenten (AÜV)
  • Mitarbeiterstundenerfassung – Login für Zeitarbeitsnehmer zur Stundenerfassung
  • Auftraggeberzugang (via-Login) – Kunden in laufende Projekte einbinden
  • Lieferantenzugang – Einbindung externer Dienstleister oder Researcher
  • Tracking-Tool – Klickstatistiken für Stellenanzeigen
  • HR4YOU-Bewerber-APP mit Chatfunktion

Zertifiziert

Anbieter mit DATEV-Schnittstelle

Die Zeitarbeitssoftware HR4YOU-eTemp ist mit den Lösungen DATEV-LODAS und DATEV-Lohn und Gehalt kompatibel. Außerdem ist HR4YOU als Anbieter der Schnittstelle von der DATEV eG zertifiziert. Die DATEV-Schnittstelle wird somit jährlich technisch geprüft und ist somit immer auf dem aktuellen Stand. Weitere Informationen zur DATEV eG finden Sie außerdem hier.

DATEV-Schnittstelle