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Vendor Management System HR4YOU-VMS

Optimieren Sie in Ihrem Unternehmen das Lieferantenmanagement für die Ressource "Personal" oder unterstützen Sie als Managed Service Provider (MSP) Ihre Kunden im Bereich der Personallogistik. Eine maßgeschneiderte Lösung, die ausgehend von den Bestell- und Genehmigungsprozessen bis hin zur Leistungsabrechnung mit abschließendem Reporting keine Wünsche offen läßt. Transparente Prozesse für den Konzern, die Konzernunternehmen, alle Standorte - heruntergebrochen auf das Abteilungsniveau / die Kostenstelle - sichern beste Verhandlungsoptionen und ein effizientes Cost-Management.

Zielgruppe des Vendor Management Systems

  • Unternehmen
  • Managed Service Provider


Informationen anfordern
Features
  •  Online-Bestell und Pool-Bestell-Prozesse
  •  Fristenüberwachung
  •  Genehmigungsverfahren
  •  Lieferantenmanagement
  •  Dokumentenmanagement
  •  Supplier-Account
  •  Auftrags-/Einsatzverwaltung
  •  Zeiterfassung oder Import
  •  Abrechnung (z.B. inkl. Zeitarbeitstarifwerke wie iGZ, BAP und Branchentarifzuschläge wie z.B. TV BZ Chemie, TV BZ ME)
  •  Abbildung von Haustarifen (optional)
  •  E-Signing von Vertragsdokumenten (optional)

Vendor Management / Managed Service Providing

Verlieren Sie allmählich den Überblick über Ihr externes Personal und suchen ein effizientes Lieferantenmanagement?

Nehmen Sie die Sache mit einem Vendor Management System (VMS) selbst in die Hand oder lassen Sie sich von einem Managed Service Provider (MSP) in der Personallogistik unterstützen. Nutzen Sie eine maßgeschneiderte Lösung, die alle Abläufe umfasst – von Bestell- und Genehmigungsprozessen bis hin zur Leistungsabrechnung mit abschließendem Reporting.

Übersichtliche Anfrageprozesse

Sie müssen sich an komplizierte Genehmigungsprozesse halten und möchten die Abläufe vereinfachen?

Bei Personalbedarf kann der Auftraggeber eine zu besetzende Stelle in unterschiedlicher Form beantragen – als einfachen qualifizierten Bestellprozess oder als Pool-Bestellprozess (ideal im gewerblichen Bereich zur Besetzung von Schichten). Genehmigte Anfragen werden durch die Einkaufsabteilung, das Onsite-Management (OSM) oder den Managed Service Provider (MSP) an vordefinierte Lieferanten bzw. Lieferantengruppen elektronisch verteilt, die ihrerseits Kandidaten vorschlagen.

Verantwortliche können im Genehmigungsverfahren über einen speziellen Zugang z.B. eine geplante Stellenbesetzung annehmen oder ablehnen. Genehmigungsprozesse lassen sich nach der Organisationsstruktur des Unternehmens individuell gestalten – auch zur Nutzung mit Tablets und Smartphones.

Intelligentes Lieferantenmanagement

Behalten Sie Ihre Personaldienstleister im Blick.

Alle Dienstleister können z.B. nach Kompetenzen, Regionen oder beliebigen anderen Kategorien (preferred supplier, secondary, third etc.) gruppiert und verwaltet werden. Die Kommunikation und tägliche Zusammenarbeit zwischen MSP, Unternehmen und Lieferanten unterstützt der Supplier-Account des Systems. Sie können Ihre Supplier klassifizieren, bewerten (Supplier Score Card) und wichtige Dokumente wie Unbedenklichkeitsbescheinigungen oder Testate hinterlegen.

Personalauswahl, Onboarding und Einsatz über ein Tool geregelt

Die Verwaltung des Personals muss nicht bei der Suche enden

Hat der Auftraggeber nach Vorstellungsgesprächen einen Kandidaten ausgewählt, wird ein Arbeitsauftrag genehmigt und von Seiten des Lieferanten inklusive der Vertragsabwicklung angenommen. Anschließend wird der Arbeitsauftrag erstellt und der Bewerber als Mitarbeiter auf den Auftrag geschlüsselt. Der MSP kann in der Folge die gesamte Einweisung und Einarbeitung samt der notwendigen Dokumente für den Arbeitseinsatz (z.B. Betriebsanweisung oder Zeiterfassungskarte) übernehmen.

Erleichterte Abwicklung bis hin zur Zeiterfassung und Abrechnung

Individuelle Reportings schließen den Kreis – alle Abläufe mit einem Tool abdecken und auswerten

Bewertete und bereinigte Zeiten von Mitarbeitern können auf unterschiedliche Weise erfasst bzw. eingespielt werden. Tarifrelevante Zuschläge inklusive der Branchentarife und ggf. ERA-Tabellen oder Equal Pay errechnet das System für die Abrechnung der Leistungen. Auf dieser Grundlage können Leistungsbelege für alle Lieferanten erstellt und in Form von Einzelrechnungen oder in einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Zur Kontrolle aller Daten und Abläufe sind individuelle Auswertungen möglich - z.B. Umsätze je Supplier, Lieferantenbewertung inklusive Besetzungsqualität und /-geschwindigkeit, Fluktuationsquoten oder Umsätze nach Fachqualifikation oder Einsatzstatistiken.

Compliance, Datenschutz und Security

Unternehmen, die Leiharbeitnehmer einsetzen, minimieren ihr Risiko der Subsidiärhaftung (Subsidiärhaftung bedeutet, dass das Unternehmen für Sozialversicherungsbeiträge, Beiträge zur Berufsgenossenschaft und die zu entrichtende Lohnsteuer ggflls. haften muss.) durch effizientes Monitoring ihrer Personaldienstleister mit Hilfe des Compliance Cockpit. Automatisch verlangte, regelmäßige Eigenauskünfte der aktiven Personaldienstleister werden durch die Dienstleister selbstständig im Supplier-Account erfasst und automatisch überwacht.

Den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) wird komplett Rechnung getragen. Die Datenverarbeitung findet auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland statt. Das bei HR4YOU implementierte Information Security Management System (ISMS) ist nach dem höchsten internationalen Standard, der ISO 27001, zertifiziert.

Konsolidierte Lieferantenabrechnung

Einzelfaktura, Gutschriftsverfahren oder Sammelabrechnung? Grundsätzlich werden je Personaldienstleiter und Monat Leistungsbelege bzw. Proformarechnungen erstellt. Der Einsatz von HR4YOU-VMS in Verbindung mit einem erfahrenen Managed Service Provider (MSP) eröffnet Ihnen noch mehr Möglichkeiten mit dem Sammelrechnungs-Verfahren. Die Fehlerquote wird durch vorab geprüfte Rechnungen reduziert. Parallel reduzieren Sie den Buchungsaufwand und Sie erhalten eine Sammelrechnung und eine detailierte Import-Datei für Ihr Controlling. Je nach Service-Level leitet der MSP auch die Beträge an die Lieferanten weiter. Sie suchen einen MSP? Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl Ihres Managed Service Providers.

Keine Probleme mit der AÜG-Reform

Sie brauchen ein Vendor Management System das alle Neuerungen der AÜG-Reform beinhaltet? Mit dem Einsatz von HR4YOU-VMS sind Sie auf der sicheren Seite. Das AÜ-Cockpit hält Sie immer auf dem laufenden und zeigt Ihnen alle auslaufenden Ereignisse an. Außerdem beinhaltet es eine Fristenüberwachung, dadurch entgeht Ihnen nichts mehr.

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