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hr4you-produkte

Vendor Management System

HR4YOU-VMS

 

Optimieren Sie das Lieferantenmanagement für die Ressource „Personal“ oder unterstützen Sie als Managed Service Provider (MSP) Ihre Kunden im Bereich der Personallogistik mit HR4YOU-VMS. Eine maßgeschneiderte Vendor Management Lösung, die ausgehend von den Bestell- und Genehmigungsprozessen bis hin zur Leistungsabrechnung, mit abschließendem Reporting, keine Wünsche offen läßt. Transparente Prozesse für den Konzern, die Konzernunternehmen, alle Standorte – heruntergebrochen auf das Abteilungsniveau / die Kostenstelle – sichern beste Verhandlungsoptionen und ein effizientes Cost-Management mit dem Vendor Management System.

Zielgruppe des Vendor Management Systems

HR4YOU-VMS ist eine Software-Lösung für Unternehmen und Managed Service Provider.

Features unseres Vendor Management Systems

  •  Online-Bestell und Pool-Bestell-Prozesse
  •  Fristenüberwachung
  •  Genehmigungsverfahren
  •  Lieferantenmanagement
  •  Dokumentenmanagement
  •  Supplier-Account
  •  Auftrags-/Einsatzverwaltung
  •  Zeiterfassung oder Import
  •  Abrechnung (z.B. inkl. Zeitarbeitstarifwerke wie iGZ und Branchentarifzuschläge wie z.B. , TV BZ ME)
  • Abbildung von Haustarifen (optional)
  • E-Signing von Vertragsdokumenten (optional)

Vendor Management System

Vendor Management / Managed Service Providing

Verlieren Sie allmählich den Überblick ?

Nehmen Sie die Sache mit einem Vendor Management System (VMS) selbst in die Hand oder lassen Sie sich von einem Managed Service Provider (MSP) in der Personallogistik unterstützen. Nutzen Sie unsere maßgeschneidertes Vendor Management System HR4YOU-VMS, welches alle Abläufe umfasst – von Bestell- und Genehmigungsprozessen bis hin zur Leistungsabrechnung mit abschließendem Reporting.

ÜSie müssen sich an komplizierte Genehmigungsprozesse halten und möchten die Abläufe vereinfachen?

Übersichtliche Anfrageprozesse

Bei Personalbedarf kann der Auftraggeber eine zu besetzende Stelle in unterschiedlicher Form beantragen – als einfachen qualifizierten Bestellprozess oder als Pool-Bestellprozess (ideal im gewerblichen Bereich zur Besetzung von Schichten). Genehmigte Anfragen werden durch die Einkaufsabteilung, das Onsite-Management (OSM) oder den Managed Service Provider (MSP) an vordefinierte Lieferanten bzw. Lieferantengruppen elektronisch verteilt, die ihrerseits Kandidaten vorschlagen.

Verantwortliche können im Genehmigungsverfahren über einen speziellen Zugang z.B. eine geplante Stellenbesetzung annehmen oder ablehnen. Genehmigungsprozesse lassen sich nach der Organisationsstruktur des Unternehmens individuell gestalten – auch zur Nutzung mit Tablets und Smartphones.

anfrageprozess vms

lieferantenmanagement

Behalten Sie Ihre Personaldienstleister im Blick.

Intelligentes Lieferantenmanagement

Alle Dienstleister können z.B. nach Kompetenzen, Regionen oder beliebigen anderen Kategorien (preferred supplier, secondary, third etc.) gruppiert und verwaltet werden. Die Kommunikation und tägliche Zusammenarbeit zwischen MSP, Unternehmen und Lieferanten unterstützt der Supplier-Account des Systems. Sie können Ihre Supplier klassifizieren, bewerten (Supplier Score Card) und wichtige Dokumente wie Unbedenklichkeits-bescheinigungen oder Testate hinterlegen.

Die Verwaltung des Personals muss nicht bei der Suche enden

Personalauswahl, Onboarding und Einsatz über ein Tool geregelt

Hat der Auftraggeber nach Vorstellungsgesprächen einen Kandidaten ausgewählt, wird ein Arbeitsauftrag genehmigt und von Seiten des Lieferanten inklusive der Vertragsabwicklung angenommen. Anschließend wird der Arbeitsauftrag erstellt und der Bewerber als Mitarbeiter auf den Auftrag geschlüsselt. Der MSP kann in der Folge die gesamte Einweisung und Einarbeitung samt der notwendigen Dokumente für den Arbeitseinsatz (z.B. Betriebsanweisung oder Zeiterfassungskarte) übernehmen.

personalsuche vendor management

cockpit vms

Sie haben auf Grund der AÜG-Reform Schweißperlen auf der Stirn?

Keine Probleme mit der AÜG-Reform

Sie brauchen ein Vendor Management System das alle Neuerungen der AÜG-Reform beinhaltet? Mit dem Einsatz von HR4YOU-VMS sind Sie auf der sicheren Seite. Das AÜ-Cockpit hält Sie immer auf dem laufenden und zeigt Ihnen alle auslaufenden Ereignisse an. Außerdem beinhaltet es eine Fristenüberwachung, dadurch entgeht Ihnen nichts mehr.

Individuelle Reportings schließen den Kreis – alle Abläufe mit einem Tool abdecken und auswerten

Leichterte Abwicklung bis hin zur Zeiterfassung und Abrechnung

Bewertete und bereinigte Zeiten von Mitarbeitern können auf unterschiedliche Weise erfasst bzw. in das Vendor Management System eingespielt werden. Tarifrelevante Zuschläge inklusive der Branchentarife und ggf. ERA-Tabellen oder Equal Pay errechnet das System für die Abrechnung der Leistungen. Auf dieser Grundlage können Leistungsbelege für alle Lieferanten erstellt und in Form von Einzelrechnungen oder in einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Zur Kontrolle aller Daten und Abläufe sind bei unserer Vendor Management Software individuelle Auswertungen möglich – z.B. Umsätze je Supplier, Lieferantenbewertung inklusive Besetzungsqualität und /-geschwindigkeit, Fluktuationsquoten oder Umsätze nach Fachqualifikation oder Einsatzstatistiken.

stundenerfassung managed service provider

compliance cockpit vendor management

Sie wollen auf der sicheren Seite sein?

Compliance, Datenschutz und Security

Unternehmen, die Leiharbeitnehmer einsetzen, minimieren ihr Risiko der Subsidiärhaftung (Subsidiärhaftung bedeutet, dass das Unternehmen für Sozialversicherungsbeiträge, Beiträge zur Berufsgenossenschaft und die zu entrichtende Lohnsteuer ggflls. haften muss.) durch effizientes Monitoring ihrer Personaldienstleister mit Hilfe des Compliance Cockpit. Automatisch verlangte, regelmäßige Eigenauskünfte der aktiven Personaldienstleister werden durch die Dienstleister selbstständig im Supplier-Account erfasst und automatisch überwacht.

Den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) wird komplett Rechnung getragen. Die Datenverarbeitung findet auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland statt. Das bei HR4YOU implementierte Information Security Management System (ISMS) ist nach dem höchsten internationalen Standard, der ISO 27001, zertifiziert.

Sie wollen weniger Buchungsaufwand?

Konsolidierte Lieferantenabrechnung

Einzelfaktura, Gutschriftsverfahren oder Sammelabrechnung? Grundsätzlich werden je Personaldienstleiter und Monat Leistungsbelege bzw. Proforma-rechnungen erstellt. Der Einsatz von HR4YOU-VMS in Verbindung mit einem erfahrenen Managed Service Provider (MSP) eröffnet Ihnen noch mehr Möglichkeiten mit dem Sammelrechnungs-Verfahren. Die Fehlerquote wird durch vorab geprüfte Rechnungen reduziert. Parallel reduzieren Sie den Buchungsaufwand und Sie erhalten eine Sammelrechnung und eine detailierte Import-Datei für Ihr Controlling. Je nach Service-Level leitet der MSP auch die Beträge an die Lieferanten weiter. Sie suchen einen MSP? Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl Ihres Managed Service Providers.

kommunikation Vendor Management

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