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Recruitment Process Outsourcing

HR4YOU-RPO

Mit HRYOU-RPO decken Sie mit einer einzigen Softwarelösung alle Prozesse des Recruitment Process Outsourcing ab. Nutzen Sie die für Sie maß-geschneiderte Lösung HR4YOU-RPO, die alle Abläufe umfasst. Vom Genehmigungsprozess bis hin zum abschließendem Reporting. Sichern Sie sich mit HR4YOU-RPO einen Vorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz.

Zielgruppe der RPO-Software

Die Recruitment Process Ousourcing Software richtet sich nicht nur an RPO-Dienstleister und Personaldienstleister sondern auch an Unternehmen.

HR4YOU-RPO Dashboard
HR4YOU-RPO Dashboard

Features unserer Personal Outsourcing Software

  •  Genehmigungsverfahren
  •  Profiling
  •  Dokumentenmanagement
  •  Externe Kommunikation in Kundendarstellung
  •  Detailliertes Reporting
  •  Schnittstellen z.B. zu MS-Office
  •  Direkte und sichere Kommunikation
  •  Maximaler Datenschutz
  •  Optionale Anbindung weiterer Dienstleister

Warum HR4YOU?

  • Mehr als 10.000 Recruiter vertrauen auf uns
  • 24/7 Online-Support-System
  • Zertifiziertes Information Security Management System (ISMS) gemäß ISO 27001
  • Ca. 100.000 besetzte Positionen pro Jahr über HR4YOU-Systeme
  • Umfassendes Schulungs- und Webinarangebot
  • EU-DSGVO Compliance
  • Software im Responsive Design und als App zur mobilen Nutzung verfügbar
Bearbeitung des Ansprechpartners
Bearbeitung des Ansprechpartners
Liste von Kunden und Fachabteilungen
Liste von Kunden und Fachabteilungen

KUNDEN- UND FACHABTEILUNGSMANAGEMENT

Alle Kunden und deren Fachabteilungen werden über ein integriertes CRM-System verwaltet. Die gesamte Kommunikation mit Ihren Ansprechpartnern steuern Sie direkt über die Applikation. Über eine individuell konfigurierbare Rollen- und Rechtevergabe können auch mehrere RPO-Projekte parallel über die Datenbank betreut werden. Hierbei wird sichergestellt, dass die Daten und Inhalte der einzelnen Mandanten vollständig voneinander getrennt werden.

  • Verwaltung aller relevanten Kunden- und Fachabteilungsdaten
  • Kommunikation via E-Mail, Brief und SMS über das System
  • Integration der Telefonanlage für In- und Outbound-Calls möglich
  • Dokumentation aller Aktivitäten mit Kunden in der Kundenakte (Historie)
  • Einfache Aufgabensteuerung über Wiedervorlagen
  • Umfassendes Berechtigungskonzept mit Mandantentrennung

VAKANZVERWALTUNG

Entstehen beim betreuten Kunden neue Personalbedarfe, so können diese direkt über den Kunden- bzw. Fachabteilungszugang im Web-Frontend gemeldet werden. Sofern erforderlich können die gestellten Personalanforderungen vom Kunden über ein integriertes Genehmigungsverfahren freigegeben werden. Die Genehmiger werden hierbei bequem per Mail eingebunden.

  • Erfassung der Personalanforderung direkt über ein Anfrageformular
  • Hinterlegung von vorgegebenen Stellenprofilen und Berufsbildern möglich
  • Einbindung eines mehrstufigen Genehmigungsprozesses mit individueller Konfiguration
  • Einbeziehung von Gremien wie z.B. Betriebsrat in den Freigabeprozess
  • Übersichtliche Protokollierung aller Freigaben und Feedbacks
Definition des Genehmigungsworkflows
Definition des Genehmigungsworkflows
Laufendes Genehmigungsverfahren
Laufendes Genehmigungsverfahren
Ansicht der Stellenanzeige
Ansicht der Stellenanzeige
Erstellen einer Stellenanzeige

STELLENANZEIGEN PUBLIZIEREN

Stellenanzeigen erhalten das Corporate Design des Kunden und werden responsive erstellt. Hierzu wird ein Stellenanzeigengenerator zur Verfügung gestellt, mit dem auch unterschiedliche Kundenlayouts verwaltet werden können. Die Einbindung der Stellanzeigen in die Kundenwebsite erfolgt wahlweise per XML-Datenstrom oder i-Frame. In Anzeigen lassen sich Funktionen für eine direkte Onlinebewerbung und Weiterempfehlung in soziale Netzwerke einbinden. Eine breitere Streuung der Stellen kann durch die Weiterschaltung an Jobbörsen, Metasuchmaschinen, Social Media Dienste und die Bundesagentur für Arbeit erreicht werden. Schnittstellen zu allen relevanten Portalen sind integrierbar, auch kostenpflichtige Portale können direkt über die Applikation bestückt werden.

  • Stellenanzeigen auf Knopfdruck veröffentlichen
  • Integration von Corporate Design des Kunden und mobile Optimierung
  • Einfache Einbindung der Stellenanzeigen in die Websites Ihrer Kunden
  • Erhöhte Reichweite in mehr als 100 kostenfreie Jobbörsen über integriertes Multichanneling (Zusatzmodul)
  • Weiterschaltung in soziale Netzwerke und Empfehlungsportale
  • Anbindung von Schnittstellen zu kostenpflichtigen Jobbörsen mit Kostenübersicht

BEWERBER GEWINNEN

Um einen Rücklauf von guten Bewerbern zu erhalten, ist neben einer hohen Reichweite der Stellenanzeige entscheidend, dass der Bewerbungsprozess so übersichtlich und positiv wie möglich gestaltet wird (Candidate Experience). Über die Applikation können unterschiedlichste Bewerbungswege schnell und transparent verarbeitet werden. Online-Bewerbungsformulare können flexibel gestaltet und auch für mobile Bewerbungen spezifisch konfiguriert werden. E-Mail- oder Postbewerbungen können per Knopfdruck ins System übernommen und mit Unterstützung eines CV-Parsers strukturiert ausgelesen werden. Eingehende Bewerbungen werden direkt auf die jeweilige Vakanz und den zugehörigen Mandanten zugeordnet.

  • Flexibles Online-Bewerbungsformular
  • Integration eines CV-Parsers (Zusatzmodul) im Online-Formular und für die Verarbeitung von E-Mail- und Postbewerbungen
  • Unterstützung von mobilen Bewerbungen
  • One-Klick-Bewerbungen sind einbindbar
  • Schnelle Verarbeitung von E-Mail- und Postbewerbungen über einen Split-Screen
  • Anbindung der HR4YOU-Bewerber-App mit Chatfunktion (Zusatzmodul)
  • Mehrstufige Einwilligungserklärungen i.S.d. EU-DSGVO
Bewerberliste
Bewerberliste
Online-Bewerbungsformular
Online-Bewerbungsformular
Skillmatching
Skillmatching
Definition der Projektanforderungen
Definition der Projektanforderungen

MATCHING UND KANDIDATENSCREENING

Finden Sie zu den offenen Positionen auf Knopfdruck die passenden Kandidaten. Die Suche ist hier sowohl über ein strukturiertes Skillmatching mit Ranking-Funktion als auch mit einer integrierten Volltextsuche über alle Bewerberdokumente möglich. Durchsuchen Sie nicht nur den Kandidatenpool Ihres Mandanten, sondern durchsuchen Sie bei Bedarf auch Ihren übergreifenden Talentpool oder nutzen Sie integrierte Active Sourcing-Funktionalitäten, um auch externe Netzwerke zu screenen.

Active Sourcing (Zusatzmodul)

  • Erweiterte Suchfunktion über das Modul Active Sourcing
  • Verbindungen zu Webservices für weitere Hintergrundinformationen zu Kandidaten
  • Einfache Übernahme von identifizierten Kandidaten in die Datenbank

Suche innerhalb der Kandidatendatenbank

  • Abgleich von Kandidatenkenntnissen und Stellenanforderungen
  • Skillmatching mit Rankingfunktion
  • Dokumentenvolltextsuche in Textdokumenten und Bilddateien (z.B. doc, pdf oder jpg)
  • Komplexe Datenbankabfragen kombinierbar mit UND/ODER/ NICHT-Verknüpfungen

PROFILING UND BEWERBERAUSWAHL

Eingegangene Bewerbungen werden entweder vollständig dem Fachbereich des Kunden ohne Prüfung durchgereicht oder vom RPO-Dienstleister vorgeprüft, fehlende Informationen eingeholt und in Form einer Shortlist präsentiert. Der Berater kann zur Vereinfachung der Kandidatenvorstellung entscheiden, welche Bewerberunterlagen dem Fachbereich sichtbar gemacht werden. Über den Fachbereichs- bzw. Kundenzugang erhält der Entscheider eine Feedbackfunktion, um zeitnah die nächsten Schritte in die Wege zu leiten.

  • Weiterleitung der Kandidaten in den Kunden-/Fachabteilungszugang
  • Individuelle Zusammenstellung der weiterzuleitenden Bewerber bzw. deren Unterlagen
  • Feedbackfunktion zur Kandidatenbeurteilung
Kandidatenliste
Kandidatenliste
Feedbackformular
Auflistung der firmenbezogenen Wiedervorlagen
Auflistung der firmenbezogenen Wiedervorlagen
Integration des E-Mail-Clients

BEWERBERKOMMUNIKATION

Die Kommunikation mit Bewerbern erfolgt über E-Mail, Brief, SMS, Whatsapp oder Chat und wird in der Historie chronologisch gespeichert. Vordefinierte Standarddokumente wie Eingangsbestätigung, Absage oder Einladung können manuell, automatisiert oder als Sammel-E-Mails versandt werden. Als RPO-Dienstleister haben Sie die Möglichkeit, auch direkt im Namen bzw. mit Layout und Signatur Ihres Kunden gegenüber dem Bewerber aufzutreten.

  • Kommunikation via E-Mail, Brief, SMS, Whatsapp, und Chat
  • Aktionslisten zur Verwaltung von Massenmails oder Serien-Aktionen
  • Multiples Wiedervorlagensystem zur Verwaltung von Aufgaben
  • Einbindung eines E-Mail-Eingangs per IMAP möglich
  • Versand von Terminen und Aufgaben an externe Terminkalender (iCal)
  • Umfassende Kontakthistorie zu Bewerbern, Vakanzen und Kunden
  • Auftreten im eigenen oder Kundennamen möglich

AUTOMATISIERTE WORKFLOWS

Im Rahmen einer zunehmenden Automatisierung der Prozesse bieten Ihnen systemgesteuerte Workflows Prozess- und Rechtssicherheit. Beginnend bei der Überprüfung und Nachhaltung von Datenschutz- bzw. Einverständniserklärungen unterstützt Sie das System bis hin zur automatischen Löschung und Anonymisierung von Bewerberdaten, gemäß der EU-DSGVO. Im Bewerbereingang findet eine Dublettenprüfung statt und Mehrfachbewerbungen können zusammengeführt bzw. über einen Datensatz übersichtlich verwaltet werden. Auf Wunsch kann zur Bewerberprüfung auch ein Abgleich mit Fahndungs- bzw. Terrorlisten erfolgen.

  • Prüfung und Nachhaltung von Datenschutzerklärungen
  • Rechtssicherheit durch automatische Löschung und/oder Anonymisierung
  • Dublettenprüfung und -zusammenführung
  • Anti-Terror-Prüfung integrierbar
  • Serienmailfunktion zur Terminierung von Vorstellungsgesprächen
Echtzeit Dublettenprüfung
Echtzeit Dublettenprüfung
Konfiguration der automatischen Bewerberanonymisierung
Konfiguration eines Dashboardreportings
Konfiguration eines Dashboardreportings
Ansicht des Reportings
Ansicht des Reportings

REPORTING

Zur Überprüfung Ihres Service-Levels und zur Bewertung eines RPO-Projektes können umfassende Statistiken und Auswertungen generiert werden. Diese können sowohl zeitgesteuert, ad-hoc, oder auch über fest definierte Prozessschritte und Aktionen generiert werden. Relevante Reports (z.B. Anzahl der Kandidaten in unterschiedlichen Status) können direkt aufbereitet und dem Kunden zu Verfügung gestellt werden.

  • Umfassende Reports über Kontakthistorien und Aktionen
  • Zeitabhängige Auswertung zur Messung der Prozessgeschwindigkeit (z.B. Time-to-Hire)
  • Qualitative und quantitative Auswertungen
  • Mandanten- und vakanzspezifische Auswertungen
  • Klickstatistiken für Stellenanzeigen über ein Tracking-Tool (Zusatzmodul)
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