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hr4you digitale personalakte hcm

Personalmanagement Software

HR4YOU-HCM

Die Personalmanagement Software HR4YOU-HCM deckt zentrale Aufgaben in der Personalarbeit ab. Von der Personalverwaltung mit der digitalen Personalakte bis hin zur externen Personalsuche mit Hilfe eines Bewerbermanagement-Systems.

Zielgruppe der Personalmanagement Software

Unsere Personalmanagement Software HR4YOU-HCM ist geeignet für die Personalabteilungen aller Unternehmen, öffentlicher Einrichtungen sowie Verwaltungen, die ihre Personalentwicklung effektiver gestalten möchten.

HR4YOU-HCM Dashboard
HR4YOU-HCM Dashboard

Features von HR4YOU-HCM

  •  digitale Personalakte zur Mitarbeiter- und Dokumentenverwaltung
  •  Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbeurteilung
  •  Skillmanagement und Talentmanagement
  •  Seminarmanagement
  •  Onboarding
  •  Employee-Self-Service
  •  Umfassende Reportingmöglichkeiten

Warum HR4YOU?

  • Mehr als 10.000 Recruiter vertrauen auf uns
  • 24/7 Online-Support-System
  • Zertifiziertes Information Security Management System (ISMS) gemäß ISO 27001
  • Ca. 100.000 besetzte Positionen pro Jahr über HR4YOU-Systeme
  • Umfassendes Schulungs- und Webinarangebot
  • EU-DSGVO Compliance
  • Software im Responsive Design und als App zur mobilen Nutzung verfügbar

Human Capital Management

Die Grundlage für HR4YOU-HCM bildet eine übersichtliche Stammdatenverwaltung für alle relevanten Mitarbeiterdaten. In einem übergeordneten Dashboard können alle anstehenden Jubiläen, Ein- und Austritte auf einen Blick hinterlegt werden. Beim einzelnen Mitarbeiter werden neben den persönlichen Daten die gesamten Beschäftigungsverhältnisse und Gehaltsdaten mit einer Änderungshistorie hinterlegt. Eine Zuordnung zu Abteilungsstrukturen und Hierarchien ist ebenfalls möglich. Alle Änderungen werden in einem historischen Verlauf beim Mitarbeiter nachvollziehbar gespeichert. Über die Mitarbeiterliste können verschiedene Abfragekriterien kombiniert werden, um auf Knopfdruck Selektionen und Listen zu erstellen.

  • Dashboard mit Aufgaben, Jubiläen, Ein- und Austritten
  • Mitarbeiterliste mit flexiblen Selektionskriterien
  • Umfassende Stammdatenverwaltung
  • Gehaltsdaten mit Gehaltsentwicklung
  • Änderungshistorie für alle Stammdaten
  • Abbildung von Hierarchien und Abteilungszuordnungen
  • Erfassung von Beschäftigungsverhältnissen mit Berufswerdegang
Digitale Personalakte
Digitale Personalakte
Mitarbeiterübersicht
Mitarbeiterübersicht
Auflistung der Dokumente eines Mitarbeiters
Auflistung der Dokumente eines Mitarbeiters
Ansicht zum Hochladen von Dokumenten
Ansicht zum Hochladen von Dokumenten

Digitale Personalakte

Über die standardmäßige Administration von Daten hinaus, bietet Ihnen das HR4YOU-HCM mit integriertem Dokumentenmanagement die Möglichkeit, direkt über das System Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse und Abmahnungen zu generieren. Die Vorlagen hierzu können flexibel erweitert werden. Abgelegt und digitalisiert werden dann alle Dokumente in der digitalen Akte beim jeweiligen Mitarbeiter. Die hinterlegten Dokumente können kategorisiert und über eine Volltexterkennung durchsucht werden. Bestehende Papierakten können im System ebenfalls hochgeladen und digitalisiert werden. Durch schnellen Zugriff und komfortable Ablagestrukturen wird neben Zeit auch Platz und Papier gespart. Über einen Systemkalender kann zudem das Urlaubs- und Fehlzeitenmanagement vom Urlaubsantrag bis zur Genehmigung abgebildet werden.

  • Kategorisierung von Dokumenten mit Durchsuchbarkeit
  • Digitalisierung von bestehenden Personalakten möglich
  • Zeugnisgenerator
  • Zugangsmöglichkeit für Mitarbeiter über das Portal
  • Kalender zu Urlaubsplanung und Fehlzeitenmanagement
  • Integriertes Dokumentenmanagement mit Vertragserstellung

Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbeurteilung

Eine übersichtliche Vorbereitung und Dokumentation von Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen erleichtert es, Mitarbeiter nach ihren Stärken einzusetzen und zu fördern. Durch Personalbeurteilungen ermitteln Sie den aktuellen Leistungsstand und das Potential eines Mitarbeiters und planen dessen künftige Entwicklungsmöglichkeiten. Verschiedenste Fragebögen können im Tool zentral hinterlegt werden und nach Bedarf dem jeweiligen Mitarbeiter, seiner Führungskraft oder dem Personalreferenten zur Verfügung gestellt werden. Das Ergebnis wird bei dem entsprechenden Mitarbeiter hinterlegt.

  • Fragebögen und Gesprächsleitfäden können flexibel erstellt werden
  • Jahresgespräche und Probezeitendgespräche erstellen und dokumentieren
  • Einbindung von Fachabteilungen in den Prozess möglich
  • Terminierung und Steuerung der Gespräche über Wiedervorlagensystem
  • Gesprächshistorie für jeden Mitarbeiter einsehbar
  • Übersichtliche Auswertung von Mitarbeitergesprächen
Übersicht der Mitarbeitergespräche
Übersicht der Mitarbeitergespräche
Ansicht eines Mitarbeiterfragebogens
Ansicht eines Mitarbeiterfragebogens

 

  • Identifikation und Klassifikation von Talenten
  • Skillmanagement mit Matchingfunktionalität
  • Erstellung von Talent-Pools und Planung der weiteren Entwicklung von High-Potentials
  • Verknüpfung zum Recruiting für interne Bewerbungen und Besetzungen

Skillmanagement und Talentmanagement

Zur Vermeidung personeller Engpässe werden die rekrutierten Talente gefördert und an das Unternehmen gebunden. In einem internen Talent-Pool werden Kompetenzen und Skills der Mitarbeiter erfasst und transparent dargestellt. Potentialträger können durch Skillmatching identifiziert und gruppiert werden (z.B. mit Status „geeignet für 3. Führungsebene“). In Verbindung mit HR4YOU-TRM können die hinterlegten Kriterien dann auch für das interne Recruiting herangezogen werden.

Seminarmanagement und Schulungsverwaltung

Maßnahmen und Schulungen in der Aus- und Weiterbildung sowie in der Einarbeitungsphase werden über das Seminarmanagement strukturiert und transparent dargestellt. Über Mitarbeitergespräche wird Schulungs- und Qualifizierungsbedarf festgestellt. Durch den zentral hinterlegten Schulungsplan können der Personalreferent oder die Fachabteilung eine Qualifizierung für den Mitarbeiter buchen. Die absolvierten Weiterbildungen werden anschließend im Mitarbeiterdatensatz dokumentiert. Turnusmäßige Unterweisungen und zeitlich beschränkte Sachkundenachweise können über die Wiedervorlagenfunktion frühzeitig auf dem Dashboard angezeigt werden, so dass kein Gültigkeitsdatum überschritten wird.

 

 

  • Planung und Verwaltung von Veranstaltungen, Terminen und Maßnahmen
  • Hinterlegung eines Seminarkataloges
  • Teilnehmerlisten und Zertifikate generieren
  • Erstellung von Feedback-Bögen zur Beurteilung der Seminare
  • Wiederkehrende Schulungen und Unterweisungen mit Ablaufdatum hinterlegbar
Checkliste zum Mitarbeitereintritt
Checkliste zum Mitarbeitereintritt

Onboarding

Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, so sind in der Vorbereitung zumeist viele Dinge zu berücksichtigen. Neben der Bereitstellung von Arbeitsmitteln und der Konzeption eines Einarbeitungsplans, müssen zahlreiche Unterlagen und Dokumente vom Mitarbeiter abgefragt und eingeholt werden. Um hier keine wichtigen Punkte zu vergessen, bietet Ihnen das HR4YOU-HCM die Möglichkeit, flexible Checklisten zu erstellen, die dann im Rahmen des Onboarding abgearbeitet bzw. abgehakt werden können. Im Dashboard ist eine Übersicht über alle unvollständigen Checklisten möglich, so dass offene Aufgaben direkt identifiziert und erledigt werden können.

  • Flexible Checklisten können im System konzipiert und hinterlegt werden
  • Schrittweise Abarbeitung der Checklisten
  • Dashboard bietet Übersicht zu unvollständigen Checklisten bzw. offenen Punkten
  • Hinterlegung von auszugebenden Arbeitsmitteln
  • Konzeption eines Einarbeitungsplans
  • Einbindung von Fachvorgesetzen möglich, um einen optimalen Start vorzubereiten

Stellen- und Nachfolgeplanung

In der Personalarbeit ist ein ständiger Überblick über den Personalstand und den Personalbedarf unabdingbar, um langfristig möglichst ohne personelle Engpässe und Ausfälle planen zu können. Durch eine strategische Nachfolgeplanung bei Beförderung, Jobwechsel oder Ruhestand können Schlüsselpositionen lückenlos und meist unabhängig von einer externen Suche besetzt werden.

  • Übersicht über anstehende Personalwechsel
  • Identifikation von künftigen Engpässen
  • Vorbereitung von interner Nachbesetzung über Skill- und Talentmanagement
Hinterlegung relevanter Inhalte für eine Planstelle
Hinterlegung relevanter Inhalte für eine Planstelle
Freigabe einer Planstelle
Ansicht der eigenen Stammdaten
Ansicht der eigenen Stammdaten
Übersicht der Termine im Teamkalender

Employee-Self-Service

Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung entscheiden sich Unternehmen häufig dazu, ihren Mitarbeitern über ein Employee-Self-Service Zugriff auf die eigenen Daten zu gewähren und ggf. sogar die Möglichkeit zu geben, Prozesse über das Portal anzustoßen. Vom reinen Zugang zur eigenen Personalakte bis hin zur Einreichung von Anträgen, Anmeldung zu Schulungen oder der Abbildung des internen Bewerbungsprozesses können verschiedene Funktionalitäten in das Mitarbeiterportal integriert werden.

  • Zugriff auf Personalakte
  • Einreichung von Urlaubsanträgen
  • Einreichung von Änderungen zu Personalstammdaten
  • Übersicht über Schulungen
  • Interne Bewerbungen in Verbindung mit HR4YOU-TRM
  • Genehmigungsverfahren für Vorgesetzte
  • Konfigurierbares Mitarbeiterportal
  • Einbindung von Mitarbeiterbefragungen möglich

Reporting

Zur Erfassung von wichtigen Kennzahlen und Mitarbeiterübersichten steht ein umfassendes Reporting-Tool zur Verfügung. Die Auswertungen können können sowohl zeitgesteuert, ad-hoc oder aber auch über fest definierte Prozessschritte und Aktionen generiert werden. Relevante Personalkennzahlen können übergreifend oder für einzelne Abteilungen oder Karrierelevel erstellt werden.

  • Qualitative und quantitative Auswertungen
  • Relevante Personalkennzahlen auf einen Blick (z.B. Urlaubs und Krankheitsstatistik)
  • Auswertungen nach Organisationseinheit und Karrierelevel
  • Übersicht über Gehaltsstruktur
Ansicht des Reportings
Ansicht des Reportings
Konfiguration der Ansicht des Reportings im Dashboard
Skillmatching
Auswertung der Bewerberkenntnisse zu den Vakanzanforderungen
Bearbeitung der Stellenausschreibung
Bearbeitung der Stellenausschreibung

Erweiterungen

Das Personalmanagement-Tool bildet zunächst die Verwaltung und Entwicklung der bestehenden Mitarbeiter ab. Als modulare Erweiterung bieten wir Ihnen mit HR4YOU-TRM ein vollumfängliches und schlagkräftiges Recruiting-System, welches in HR4YOU-HCM integriert werden kann. Von der Erstellung einer neuen Vakanz über die Publikation und Streuung von Stellenanzeigen bis hin zur Selektion des Wunschkandidaten durch die Fachabteilung unterstützt Sie das System mit einem übersichtlichen Prozess.

  • Vollumfängliches Bewerbermanagement mit HR4YOU-TRM
  • Stellenanzeigen erstellen und streuen
  • Integrierte Matchingfunktionen
  • Optimierung der Candidate Experience
  • Verschiedenste Bewerbungsmöglichkeiten
  • Einbindung von Fachentscheidern
  • Löschung und Anonymisierung gemäß EU-DSGVO
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