Die Personalmanagement Software HR4YOU-HCM deckt zentrale Aufgaben in der Personalarbeit ab. Von der Personalverwaltung mit der digitalen Personalakte bis hin zur externen Personalsuche mit Hilfe eines Bewerbermanagement-Systems.
Unsere Personalmanagement Software HR4YOU-HCM ist geeignet für die Personalabteilungen aller Unternehmen, öffentlicher Einrichtungen sowie Verwaltungen, die ihre Personalentwicklung effektiver gestalten möchten.
Die Grundlage für HR4YOU-HCM bildet eine übersichtliche Stammdatenverwaltung für alle relevanten Mitarbeiterdaten. In einem übergeordneten Dashboard können alle anstehenden Jubiläen, Ein- und Austritte auf einen Blick hinterlegt werden. Beim einzelnen Mitarbeiter werden neben den persönlichen Daten die gesamten Beschäftigungsverhältnisse und Gehaltsdaten mit einer Änderungshistorie hinterlegt. Eine Zuordnung zu Abteilungsstrukturen und Hierarchien ist ebenfalls möglich. Alle Änderungen werden in einem historischen Verlauf beim Mitarbeiter nachvollziehbar gespeichert. Über die Mitarbeiterliste können verschiedene Abfragekriterien kombiniert werden, um auf Knopfdruck Selektionen und Listen zu erstellen.
Über die standardmäßige Administration von Daten hinaus, bietet Ihnen das HR4YOU-HCM mit integriertem Dokumentenmanagement die Möglichkeit, direkt über das System Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse und Abmahnungen zu generieren. Die Vorlagen hierzu können flexibel erweitert werden. Abgelegt und digitalisiert werden dann alle Dokumente in der digitalen Akte beim jeweiligen Mitarbeiter. Die hinterlegten Dokumente können kategorisiert und über eine Volltexterkennung durchsucht werden. Bestehende Papierakten können im System ebenfalls hochgeladen und digitalisiert werden. Durch schnellen Zugriff und komfortable Ablagestrukturen wird neben Zeit auch Platz und Papier gespart. Über einen Systemkalender kann zudem das Urlaubs- und Fehlzeitenmanagement vom Urlaubsantrag bis zur Genehmigung abgebildet werden.
Eine übersichtliche Vorbereitung und Dokumentation von Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen erleichtert es, Mitarbeiter nach ihren Stärken einzusetzen und zu fördern. Durch Personalbeurteilungen ermitteln Sie den aktuellen Leistungsstand und das Potential eines Mitarbeiters und planen dessen künftige Entwicklungsmöglichkeiten. Verschiedenste Fragebögen können im Tool zentral hinterlegt werden und nach Bedarf dem jeweiligen Mitarbeiter, seiner Führungskraft oder dem Personalreferenten zur Verfügung gestellt werden. Das Ergebnis wird bei dem entsprechenden Mitarbeiter hinterlegt.
Zur Vermeidung personeller Engpässe werden die rekrutierten Talente gefördert und an das Unternehmen gebunden. In einem internen Talent-Pool werden Kompetenzen und Skills der Mitarbeiter erfasst und transparent dargestellt. Potentialträger können durch Skillmatching identifiziert und gruppiert werden (z.B. mit Status „geeignet für 3. Führungsebene“). In Verbindung mit HR4YOU-TRM können die hinterlegten Kriterien dann auch für das interne Recruiting herangezogen werden.
Maßnahmen und Schulungen in der Aus- und Weiterbildung sowie in der Einarbeitungsphase werden über das Seminarmanagement strukturiert und transparent dargestellt. Über Mitarbeitergespräche wird Schulungs- und Qualifizierungsbedarf festgestellt. Durch den zentral hinterlegten Schulungsplan können der Personalreferent oder die Fachabteilung eine Qualifizierung für den Mitarbeiter buchen. Die absolvierten Weiterbildungen werden anschließend im Mitarbeiterdatensatz dokumentiert. Turnusmäßige Unterweisungen und zeitlich beschränkte Sachkundenachweise können über die Wiedervorlagenfunktion frühzeitig auf dem Dashboard angezeigt werden, so dass kein Gültigkeitsdatum überschritten wird.
Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, so sind in der Vorbereitung zumeist viele Dinge zu berücksichtigen. Neben der Bereitstellung von Arbeitsmitteln und der Konzeption eines Einarbeitungsplans, müssen zahlreiche Unterlagen und Dokumente vom Mitarbeiter abgefragt und eingeholt werden. Um hier keine wichtigen Punkte zu vergessen, bietet Ihnen das HR4YOU-HCM die Möglichkeit, flexible Checklisten zu erstellen, die dann im Rahmen des Onboarding abgearbeitet bzw. abgehakt werden können. Im Dashboard ist eine Übersicht über alle unvollständigen Checklisten möglich, so dass offene Aufgaben direkt identifiziert und erledigt werden können.
In der Personalarbeit ist ein ständiger Überblick über den Personalstand und den Personalbedarf unabdingbar, um langfristig möglichst ohne personelle Engpässe und Ausfälle planen zu können. Durch eine strategische Nachfolgeplanung bei Beförderung, Jobwechsel oder Ruhestand können Schlüsselpositionen lückenlos und meist unabhängig von einer externen Suche besetzt werden.
Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung entscheiden sich Unternehmen häufig dazu, ihren Mitarbeitern über ein Employee-Self-Service Zugriff auf die eigenen Daten zu gewähren und ggf. sogar die Möglichkeit zu geben, Prozesse über das Portal anzustoßen. Vom reinen Zugang zur eigenen Personalakte bis hin zur Einreichung von Anträgen, Anmeldung zu Schulungen oder der Abbildung des internen Bewerbungsprozesses können verschiedene Funktionalitäten in das Mitarbeiterportal integriert werden.
Zur Erfassung von wichtigen Kennzahlen und Mitarbeiterübersichten steht ein umfassendes Reporting-Tool zur Verfügung. Die Auswertungen können können sowohl zeitgesteuert, ad-hoc oder aber auch über fest definierte Prozessschritte und Aktionen generiert werden. Relevante Personalkennzahlen können übergreifend oder für einzelne Abteilungen oder Karrierelevel erstellt werden.
Das Personalmanagement-Tool bildet zunächst die Verwaltung und Entwicklung der bestehenden Mitarbeiter ab. Als modulare Erweiterung bieten wir Ihnen mit HR4YOU-TRM ein vollumfängliches und schlagkräftiges Recruiting-System, welches in HR4YOU-HCM integriert werden kann. Von der Erstellung einer neuen Vakanz über die Publikation und Streuung von Stellenanzeigen bis hin zur Selektion des Wunschkandidaten durch die Fachabteilung unterstützt Sie das System mit einem übersichtlichen Prozess.