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Die Bewerbermanagement Software – HR4YOU-TRM – im Überblick

Die Bewerbermanagement Software muss vielen Anforderungen und Situationen gerecht werden, die die unterschiedlichsten Einsatzgebieten in den Unternehmen mit sich bringen. Diese gewünschte Flexibilität hat mitunter eine direkte Auswirkung darauf, ob eine sich eine Software auf einem lokalen Unternehmensserver befindet oder im Falle der Bewerbermanagement Software von HR4YOU, nur als Cloud-Installation angeboten wird. In diesem Fall kauft ein Unternehmen nicht mehr eine Lizenz für exakt eine Version, sondern es entrichtet eine Mietgebühr an den Software-as-a-Service-Dienstleister (SaaS), der dann die Bewerbermanagement Software permanent weiterentwickelt und zyklisch neue Versionen und Features zur Verfügung stellt. Je nachdem wie hoch der Grad der Komplexität der angepassten Softwareimplementierung ausfällt, muss unterschieden werden, ob eine Migration der eingesetzten Software den besten Weg darstellt oder eher eine Modifikation der bestehenden Softwareumgebung. Eine Beurteilung dieser Situation ist allerdings Fallweise zu entscheiden. Bevor jedoch diese Details eine Rolle spielen, gilt es zu erörtern, welche weiteren Funktionen für eine Einführung sprechen bzw. welche Prozesse abzubilden sind.

Checkliste: Bewerbermanagement Software – HR4YOU-TRM

Die nachfolgende Checkliste zur Bewerbermanagement Software – HR4YOU-TRM – bildet den Funktionsumfang ab. Hierbei sei angemerkt, dass kein Anspruch auf die vollständige Abbildung aller Funktionen besteht, sondern das diese Liste lediglich einem Ausschnitt der gängigen Anforderungen auflistet.

Allgemeine Anforderungen

> Administration durch den Nutzer
> persönliche Ansprechpartner auf Anbieterseite
> Sprache: multilingual
> Support auf Deutsch
> Supportanfragen via Ticketsystem & Telefon
> Standort der Daten / Rechenzentrum: Deutschland
> Software-Ergonomie nach ISO9241
> Software-Nutzung über alle modernen Webbrowser
> Protokollierung aller internen Transaktionen
> Einbindung von externen Dienstleistern
> Separater Benutzer Login mit frei wählbarem Passwort
> Erinnerungsfunktion via Pop-up-Information und Systemnachrichten
> Anpassung der dargestellten Daten durch den Benutzer
> Handbuch als PDF
> Definieren von Workflows sowie Bearbeitungszeiten und Fristen
> Korrespondenzen: Anpassungen durch den Nutzer, Voransicht, Vorlagen & Auswahl
> Bewerbermanagement funktioniert ohne andere installierte Software
> Nutzerbasiertes Lizenzmodell

Administration & Berechtigungen

> Vergabe von Berechtigungen basierend auf Benutzergruppen und Rollenkonzept
> Zugriffsrechte lassen sich gemäß der zugewiesen Rolle verwalten
> Administratoren des System können eine Vielzahl von Anpassungen selbst vornehmen
> Dargestellte Menü- und Navigationspunkte lassen sich gemäß der Rolle ein- und ausblenden
> Schreib- und Leserechte sind über die Rolle steuerbar
> Schnittstellengestaltung zu externen Datenbanken / Anbietern auf Anfrage

Sicherheit & Datenschutz

> Umsetzung aller EU-DSGVO-Vorgaben
> Anonymisierung und Lösung ist nach vorgegebenen Zeitintervallen durch automatisierten Prozess

Workflows

> Bewerberdaten (Dokumente) lassen sich per E-Mail, Post und über diverse Schnittstellen ins System einbinden
> Vakanzen lassen sich über Listen visualisieren und auswerten
> Workflows mit Pflichtfeldern zum Ausfüllen, sowie der Bestimmung von Genehmigungsschritten lassen sich definieren
> Wiedervorlagen zu Events und Terminen sind abbildbar
> Aufgaben erstellen und verwalten, auch nutzerübergreifend
> Neben einem definierten Workflow, lässt sich ein Prozess auch über alternative Wege erfüllen
> Parsing von Lebensläufen zur automatischen Vervollständigung der Bewerberdaten

Bewerberverwaltung & Bewerberpool

> Aufbau eines Bewerberpools mit unbegrenzt vielen Datensätzen
> Stammdatenverwaltung in allen Facetten
> Aufnahme in den Bewerberpool per automatischer E-Mail-Abfrage
> Zusammenführung aller Bewerberdaten in einer digitalen Bewerberakte
> Dubletten-Check bei Mehrfachbewerbungen
> Unterscheidung von internen und externen Bewerbungen
> Profilvorschau des Bewerberdatensatzes zur zügigen Beurteilung des Bewerbers
> Freitextsuche an zentraler Stelle

Karriereseite

> Anpassung im Corporate Design und Integration in die Kunden-Webseite
> Filterung nach offenen Stellen
> Einbindung von Social-Media-Funktionen
> Mobil optimiert (Responsive Design)
> Suchmaschinen optimiert (SEO)
> Stellen-Multiposting auf über 100 kostenfreien Jobportalen sowie auf ausgewählten kostenpflichtigen Stellenbörsen

Bewerbungseingang

> Kunden-Stellen-Template mit kundenseitig austauschbaren Kopfgrafiken und Bildern
> Frei konfigurierbare Bewerberformulare
> Upload von Daten und Dokumenten mit Import in die Datenbank
> Bewerber muss Datenschutzrichtlinien (auf Kundenwunsch) vor dem Absenden seiner Daten zustimmen
> Nachvollziehbare Aktualisierung von Bewerberprofilen durch registrierte Benutzer
> CV-Parsing
> Datenimport aus Xing und LinkedIn
> Import von Daten und Dokumenten aus E-Mails sowie Stellenzuordnung
> Zuordnung von Dokumenten beim Import mittels QR-Code
> Parsing von postalischen und digitalen Dokumenten zum Anlegen eines neuen Bewerbers
> Upload von Dokumenten in: docx, doc, pdf, rtf, jpg, png, gif sowie Größenbeschränkung
> Skillabfragen vorab definierbar
> Automatische E-Mailbestätigung des Bewerbungseingangs an Bewerber und Bearbeiter
> Link für Initiativbewerbungen
> Möglichkeit über Bewerberlogin zur Abfrage des Status

Bewerberauswahl

> Automatische (auch zeitversetzte) E-Mail-Benachrichtigungen an Bewerber und Bearbeiter sind konfigurierbar
> Korrespondenz mit dem Bewerber wird im System abgebildet
> Terminfunktion mit Erinnerungsmails
> Einladungsprozess über E-Mail an Bewerber und Beteiligte
> Wiedervorlage zur Erneuerung der DSGVO-Zweckbindung
> Lückenlos nachvollziehbare Bewerberhistorie
> Skillmatching zur Vorselektion von passenden Bewerbern
> E-Mail-Weiterleitung von Bewerberdaten an Entscheider (Zugriffsschutz mittels Passwort)
> Kommunikation mit Bewerbern und Beteiligten zu sämtlichen Statusveränderungen

Bewerbungsbearbeitung

> Stand der Bearbeitung einer Bewerbung ist jederzeit nachvollziehbar
> Automatisches Löschen oder Anonymisieren von Bewerberdaten nach festgelegten Fristen

Bewerbermanagement Dashboard

> Übersichtliches Recruiting Dashboard mit:
– Todos
– Kalender
– Offene Stellen
– Wiedervorlagen
– Neue Bewerbungen
– Notizen