Die Bewerbermanagement Software muss vielen Anforderungen und Situationen gerecht werden, die die unterschiedlichsten Einsatzgebieten in den Unternehmen mit sich bringen. Diese gewünschte Flexibilität hat mitunter eine direkte Auswirkung darauf, ob eine sich eine Software auf einem lokalen Unternehmensserver befindet oder im Falle der Bewerbermanagement Software von HR4YOU, nur als Cloud-Installation angeboten wird. In diesem Fall kauft ein Unternehmen nicht mehr eine Lizenz für exakt eine Version, sondern es entrichtet eine Mietgebühr an den Software-as-a-Service-Dienstleister (SaaS), der dann die Bewerbermanagement Software permanent weiterentwickelt und zyklisch neue Versionen und Features zur Verfügung stellt. Je nachdem wie hoch der Grad der Komplexität der angepassten Softwareimplementierung ausfällt, muss unterschieden werden, ob eine Migration der eingesetzten Software den besten Weg darstellt oder eher eine Modifikation der bestehenden Softwareumgebung. Eine Beurteilung dieser Situation ist allerdings Fallweise zu entscheiden. Bevor jedoch diese Details eine Rolle spielen, gilt es zu erörtern, welche weiteren Funktionen für eine Einführung sprechen bzw. welche Prozesse abzubilden sind.
Die nachfolgende Checkliste zur Bewerbermanagement Software – HR4YOU-TRM – bildet den Funktionsumfang ab. Hierbei sei angemerkt, dass kein Anspruch auf die vollständige Abbildung aller Funktionen besteht, sondern das diese Liste lediglich einem Ausschnitt der gängigen Anforderungen auflistet.