Cloud Computing bedeutet auf den Punkt gebracht: IT-Dienstleistung über das Internet. Genauer wird damit die Auslagerung von IT-Leistungen zu externen Anbietern als Alternative zur selbst betriebenen Hard- und Software (Rechner, Server und Speichernetze) vor Ort bezeichnet.
Dies bedeutet, dass auf Systeme bei Fremdanbietern über externe Netzwerke (Internet) oder auch über interne Netzwerke (Firmenintranet) anstatt auf lokale Ressourcen zugegriffen wird. Vorteile einer solchen Lösung sind zum einen mobile Zugangsmöglichkeiten zu allen Anwendungen (z.B. Zugriff auf Arbeitsinhalte auch auf einer Geschäftsreise) und zum anderen die Einsparung eigener Hard- und Softwareressourcen.
In diesem Zusammenhang steht die Bezeichnung Software as a Service (SaaS) oder auch Software on demand für den Nutzungszugang zu Anwendungsprogrammen über externe Dienstleister.
Da unsere Gesellschaft immer mehr auf Internetdienste wie Googlemail setzt und teilweise auch in Unternehmen mit dem Google-Web-Office gearbeitet wird, ist der erste Teil der Antwort: Wer sich mit dem Gedanken anfreunden kann, dass alle Inhalte in der Cloud liegen.
Ganz grundsätzlich bringt es nicht viel, wenn jeder Entscheider in einem Unternehmen erst von diesem Konzept überzeugt werden muss und dann bei der Einführung noch unvorhergesehene Sachen dazukommen. Gerade echte Traditionalisten, die sich nicht daran erfreuen können, wenn ihnen etwas nicht absolut gehört, begeistert man nur schwer.
Der zweite Teil der Antwort auf diese Frage zielt eher auf die betriebswirtschaftliche Unterscheidung zwischen Kauf und Miete ab. Während ein Kauf meist mit sehr hohen Einmalkosten einhergeht, lässt sich die Miete permanent mit dem Unternehmenserfolg verrechnen. Dieser Weg erleichtert auch die Existenzgründung, die nicht zu Beginn 10.000 Euro oder mehr fällig werden, ohne dass dieser Investition in ein Risiko ein messbarer Gegenwert gegenübersteht.
An dritter Stelle stehen je nach Anbieter auch noch permanente Updates, die ohne separaten Wartungsvertrag zu Verfügung gestellt werden oder auch Upgrades, die gegenüber einem Kauf nicht sogleich eine größere Investition bedeutet. Gleichwohl ist bei einer maximalen Anpassung eines SaaS-Systems Vorsicht geboten, denn je individueller umso eher verbaut sich der Anwender ein günstiges Upgrade.
Schnell entwickelt sich dann ein SaaS-System zu einem Migrationsrisiko, welches sich aber nicht prinzipiell an dieser Form der Softwarebereitstellung festmachen lässt, da auch bei einer Migration bei einem Kaufsystem jeglicher hinzuprogrammierte Aufwand unweigerlich verloren geht. Daher sollte vor einer Einführung nicht nur eine genaue Prozessdokumentation vorliegen, sondern auch die Bereitschaft existieren, sich zur Not auch etwas an das neue System anzupassen, um zukünftige Kosten möglichst gering zu halten.
An Position vier befinden sich die Wachstumsvorteile. Denn wenn eine Software auf einem Computer im Unternehmen lokal läuft, muss bei einem Unternehmenswachstum dieses Gerät ebenfalls an die neue Situation angepasst werden. Lässt sich ein Computer nicht weiter aufrüsten, dann ist dieser zu ersetzten und zu verschrotten. Hinzu gesellt sich noch die dauerhafte Beschäftigung für einen Administrator oder einen zusätzlichen IT-Dienstleister, denn nicht nur die Hardware ist zu warten, es müssen auch Backups gemacht und fernab der üblichen Infrastruktur, gesichert gegen Verlust, Diebstahl und Brand, eingelagert werden. Auch diese Kosten sind bei der Auswahl zu beachten.
Der größte Vorteil einer SaaS-Lösung im Recruiting ist die Flexibilität bei der ortsunabhängigen Nutzung. Denn in den meisten Fällen reicht ein Login über eine gesicherte Verbindung wie VPN oder HTTPS und schon kann die Arbeit beginnen. Ein Bewerbermanagement aus der Cloud vermindert somit nicht nur Papierbewerbungen, sondern stellt alle Daten, zu jeder Zeit, jedem Mitarbeiter, überall zur Verfügung (also unabhängig vom jeweiligen Firmenstandort).