Der Bewerbungseingang kann über das Online-Formular, per Email, per Post oder über die Apply-With-Funktionen erfolgen und triggert auf Wunsch automatisierte Aktionen wie die Zusendung einer Eingangsbestätigung per Email. Zur schnellen und fehlerfreien Übernahme der Daten unterstützt Sie das CV-Parsing. Im Zuge der Bewerbung wird zugleich das EU-DSGVO-Einverständnis der Bewerber eingeholt.
Einen möglichen Bewerber auf eine Stellenausschreibung aufmerksam zu machen, ist der erste von vielen Schritten, um eine freie Stelle zu besetzen. Die notwendige Aufmerksamkeit lässt sich über traditionelle Werbemaßnahmen wie Print-Anzeigen oder über Online-Kampagnen rund um Google- und Facebook-Ads realisieren. Daneben lassen sich noch weitere Möglichkeiten in Betracht ziehen, die auf einem positiven Unternehmensimage nebst guten Bewertungen oder eine Mitarbeiter-werben-neue-Mitarbeiter-Kampagne beruhen können. Kommt es durch diese Aktionen oder puren Zufall zu einer Kontaktaufnahme, dann sollten sich alle anschließenden Schritte möglichst harmonisch in den kompletten Bewerbungsprozess einfügen.
Sobald es zur Bewerbung kommt, sollte ein Unternehmen alle sinnvollen Maßnahmen ergreifen, um einen Abbruch des Prozesses durch den Bewerber zu vermeiden. Der einfachste Weg zur Zielerreichung besteht in einem Prozess geringer Komplexität sowie einer zügigen Rückmeldung hinsichtlich der erreichten Ziele bzw. Ergebnisse.
Eine willkommene und gut nachvollziehbare Vereinfachung im Bewerbungsprozess stellt die Vermeidung von manuell einzutragenden Inhalts in ein Bewerbungsformular dar. Hierzu zählt auch der Wunsch möglichst so umfangreiche Informationen zu erlagen, um einen “gläsernen” Bewerber für den eigenen Bewerberpool zu erschaffen. Diesem Unterfangen steht nicht nur die EU-DSGVO kritisch gegenüber, sondern meist auch die Geduld des Bewerbers selbst.
Die Empfehlung lautet an dieser Stelle: Nur wirklich notwendige Informationen zum Pflichtfeld zu machen und wünschenswerte Informationen als optionales Feld zu deklarieren. Dies lässt sich beispielsweise mit der Bewerbermanagement Software HR4YOU-TRM abbilden.
Damit ein Bewerber seine Daten nicht mehr mittels Copy-Paste in das Bewerbungsformular einfügen muss, bietet sich die Implementierung eines Parsings an. Dabei wird mittels Schrift-und-Mustererkennung (OCR) ein Lebenslauf automatisch transkribiert und in die richtigen Formularfelder übertragen. Die fertig ausgefüllten Felder müssen nur noch auf Richtigkeit überprüft und durch den Bewerber bestätigt werden. Zusätzlich zum CV überträgt das Parsing auch andere Inhalte von mitgeschickten PDF-Anlagen ins System und erspart zu dem Bearbeiter die manuelle Zuordnung und Übertragung der Inhalte.
Solange es keine grundsätzlichen Hinderungsgründe gibt, spricht nichts dagegen neben dem typischen Desktop-Formular auch ein mobiles oder gar über eine App nutzbares Formular anzubieten. Je nach Medium existieren allerdings unterschiedliche Anforderungen an die Aufbereitung und Nutzbarkeit des jeweiligen Formulartyps.
Das sich stetig wandelnde Kommunikationsverhalten der zu adressierenden Zielgruppen erfordert eine ebenso flexible Handhabung der unterschiedlichen Bewerbungswege. Die Kombination aus vielfältigen Möglichkeiten sich zu bewerben, kombiniert mit einer standardisierten internen Verarbeitung der Daten, hilft dabei alle Potentiale zu nutzen.
Die sichere Verarbeitung der eingegangen Bewerbungen entscheidet schlussendlich mit über die Stellenbesetzung. Denn für den Fall, dass ein vielversprechender Bewerber im Prozess vergessen oder zu spät benachrichtigt wird, kann sich dieser bereits für ein anderes Angebot entschieden haben. Daher ist einer prozesssicheren Verarbeitung und einer zeitnahen Kommunikation ein hoher Stellenwert beizumessen.
Problem: Wie gelingt die Verarbeitung einer Bewerbung ohne, dass diese verlorengeht, die falsche (interne) Person diese zur Prüfung erhält oder der Bewerber zu spät benachrichtig wird?
Lösung: Die Verarbeitung des Bewerbungseingangs erfolgt über das Bewerbungsformular vollautomatisch. Da eine interne Verknüpfung zwischen der im System angelegten Vakanz und dem Bewerbungsformular dafür sorgt, dass alle Anfragen direkt dem hinterlegten Projekt zugeordnet werden. Im Falle einer Email-Bewerbung erfolgt die Zuordnung mit wenigen Handgriffen. Wohingegen eine Post-Bewerbung zuerst den Digitalisierungsprozess durchlaufen muss, um dann hinzugefügt zu werden. Alle Bewerberdokumente werden für eine Volltextsuche verfügbar gemacht (OCR).
Nachdem ein Bewerbungseingang verzeichnet wurde, ergeht eine systeminterne Benachrichtigung an den Stellenverantwortlichen. Je nach persönlicher Vorliebe erhält der Stellenverantwortliche eine Wiedervorlage zur Bearbeitung oder eine Informationsemail. Auch allen übrigen am Prozess beteiligten Personen, werden bei Bedarf über einen Bewerbungseingang benachrichtigt.
Problem: Bei der Eingabe der Bewerberdaten hat sich ein Fehler eingeschlichen, der nun korrigiert werden soll. Welche Möglichkeit existiert, um einen Bewerber an diesem Prozess zu beteiligen, ohne das einen Aufwand im Unternehmen entsteht?
Lösung: Der Bewerber erhält zu diesem Zweck einen eigenen Account im System, um seine hinterlegten Daten zu aktualisieren und zu ergänzen. Auch ein nachträgliches Ergänzen der Unterlagen funktioniert so stressfrei. Weiterhin kann der Bewerber so Statusveränderungen des Bewerbungsprozess einsehen. Besonders für die Pflege eines Talentpools eignet sich diese Funktion, da auch Hinweise übersendet bzw. hinterlegt und der Bewerber zur Nachlieferung von fehlenden Informationen animiert werden kann.