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HR4YOU-TRM: Bewerberverwaltung & (externe) Kommunikation

Die Verwaltung aller eingegangenen Bewerbungen, die zentralisierte Kommunikation mit diesen sowie die Bewertung bzw. Beurteilung und die Weiterleitung an die Fachabteilung bis hin zur Einstellung erfolgt als letzter Schritt. Nicht passende Bewerber verabschiedet auf Wunsch direkt die Absageautomatik, während Sie passende Bewerber auf Knopfdruck einladen können. Um Talenten proaktiv Stellen anzubieten unterstützt Sie das „Reverse-Matching“.

Alle Funktionen auf einen Blick

  • Flexible Bewerberkommunikation per E-Mail, SMS oder WhatsApp
  • Einfache Versendung von Serien-Emails
  • Automatische und zeitgesteuerte Kommunikation (Bewerbereingang, Absageautomatik)
  • Vollständige Dokumentation durch umfangreiche Kontakthistorien
  • Terminplanung und Versand
  • Einfache Einbindung der Fachabteilungen über Login oder per E-Mail mit Profilbuch
  • Bewerberauswahl mit direkter Feedbackmöglichkeit für die Fachabteilung
  • Optimierung der Feedbackgeschwindigkeit über Dossier-Tracking
  • Optimale Einbindung der Gremien in den Bewerbungsprozess

Im Zeitalter von Social Media und Arbeitgeber-Bewertungsportalen führt nichts an einer effizienten, zeitnahen und ehrlichen Kommunikation vorbei. Da ein mühsam aufgebauter Ruf, durch dilettantische Kommunikation schneller erodiert, als dies womöglich geglaubt wird. Aus diesem Grund verwaltet die Bewerbermanagement Software HR4YOU-TRM die eingegangen Bewerber nicht nur, sondern hilft dem Anwender auch noch eine professionelle Kommunikation zu pflegen.

Professionelle Kommunikation

Problem: Wie funktioniert eine professionelle Bewerberkommunikation und auf welche Komfortfunktionen wäre es bitter zu verzichten?

Lösung: Da die komplette Kommunikation über die Software erfolgt, ist es zweckdienlich sich für jeden Kommunikationsvorgang eine eigene Dokumentenvorlage anzulegen, die dann direkt für den Versand nutzbar ist. Neben der Email als dem primären Kommunikationskanal, besteht weiterhin die Möglichkeit Briefvorlagen aus der Software zu drucken und über SMS und WhatsApp zu kommunizieren. Bis auf die altmodische Post-Kommunikation wird jeder digitale Vorgang automatisch dem jeweiligen Profil, im Reiter Kontakthistorie, zugeordnet.

Neben der bewusst ausgeführten Individualkommunikation besteht auch noch die Option die Kommunikation zu automatisieren. Dies beinhaltet beispielsweise eine Eingangsbestätigung bei erfolgreichem Bewerbungseingang, eine Absagenachrichtig mit definiertem Zeitversatz, eine Datenschutzabfrage mit Fristenüberwachung oder auch Serienmails an mehrere Empfänger.

Eine weitere Vereinfachung, die gewissermaßen einer Prozessautomatisierung entspricht, lässt sich über bestimmte Trigger realisieren, die zum Beispiel den Bewerberstatus ändern. Welcher Workflow dabei ausgelöst wird, liegt dabei im Ermessen des Anwenders.

Einbindung aller Prozessteilnehmer

Problem: Kann ein Bewerbungsprozess transparent, unter Einbeziehung diverser Gremien und der Fachabteilung sowie externe Entscheider hinweg, organisiert werden?

Lösung: Um den kompletten Prozess transparent zu halten, ist es notwendig, dass alle beteiligten Akteure mit der Software arbeiten. Im einfachsten Fall betrifft dies nur die HR-Abteilung, die mit verschiedenen Accounts im System arbeitet, die sich auf Wunsch auch in mittels Benutzergruppen, hinsichtlich der Zuständigkeiten und Möglichkeiten, administrieren lässt.

Der komplexere Fall, der sich ebenso kein Problem darstellt, bindet die Fachabteilung über den Fachabteilungszugang, diverse Gremien wie den Betriebsrat, Schwerbehinderten- und Gleichstellungsbeauftragte über separate Benutzergruppen oder externe Entscheider über passwortgeschützte Links ein, die per Email verschickt werden.

Da immer alle Schritte während der internen und externen Kommunikation protokolliert werden, verfügt die HR-Abteilung über den unschätzbaren Vorteil stets zu wissen, auf welche Person der Prozess wartet und wie sich alle einzelnen Akteure geäußert und entschieden haben.

Aufbau Bewerberpool

In diesem Kontext kann jeder Prozessteilnehmer die Bewerber klassifizieren, sodass eine Bewerberpoolbildung schlussendlich viele verschiedene filterbare Merkmale enthält. Ein sogenanntes Tag kann zum Beispiel: „Top Kandidat“, „interner Bewerber“, „Mitarbeiterkind“ oder ähnliches als Information enthalten, wodurch die Auswahl später sichtlich leichter ausfällt.