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HR4YOU-TRM: Anforderung & Genehmigung

Die Fachabteilung meldet in der Bewerbermanagement Software HR4YOU-TRM einen Personalbedarf an, welcher dann bei Bedarf über ein Genehmigungsverfahren freigegeben wird. Die Personalabteilung kann den internen und externen Bewerberpool durchsuchen und per Skillmatching ggf. bereits vorhandene Kandidaten identifizieren. Parallel dazu kann der Weg über das Active Sourcing in Xing und LinkedIn gegangen werden oder es erfolgt die Veröffentlichung einer Stellenanzeige.

Alle Funktionen auf einen Blick

  • strukturierte Bedarfsmeldung
  • mehrstufiges Genehmigungsverfahren
  • Einbindung von Fachabteilungen
  • Stellenbeschreibung
  • Vakanzliste mit Statusübersicht
  • Skillmatching
  • Active Sourcing
  • Volltextsuche über alle Bewerberdokumente

Personalanforderung 

Problem: Wie lässt sich eine Prozesssicherheit von der Bedarfsmeldung bis zur Stellenausschreibung gewährleisten?

Lösung: Natürlich digital! Aber der Reihe nach. Denn ein Blick auf typische Prozesse zeigt schnell, welche Potentiale bei der Digitalisierung im HR-Sektor möglich sind. Angefangen bei der Bedarfsmeldung: „Wir benötigen einen neuen Ingenieur!“, die ebenso in der Kaffeeküche, vom Abteilungsleiter an den HR-Verantwortlichen, geäußert werden kann, bis hin zu einem informellen Blatt Papier nebst Kürzel, sind alle rustikalen Wege denkbar. Entfällt das Problem des Vergessens von Informationen oder der schlechten Lesbarkeit, dann bleibt immer noch zu klären, wie genau der Prozess nun „offiziell“ startet.

Digitale Strukturen schaffen Prozesssicherheit

Der Vorteil der digitalen Strukturen ist zweifellos die Verbindlichkeit, mit der jede Person im Unternehmen angehalten werden kann, diese zu nutzen. Hierzu bietet sich eine eRecruiting- bzw. Bewerbermanagementlösung an, da in dieser Prozessketten definiert und Verantwortlichkeiten abbildbar sind. Bezogen auf den Prozess der Anforderung und Genehmigung heißt das, dass bereits die Bedarfsmeldung digitalisiert und standardisiert erfolgt. Das vollständig ausgefüllte Bedarfsformular erreicht die HR-Abteilung ohne Umschweife. Diese prüft inhaltlich, ob Eintrittstermin, gewünschte Fähigkeiten, diskriminierungsfreie Formulierungen und das nötige Budget existieren und bucht die Anforderung zur weiteren Bearbeitung in die HR-Suite ein.

Nach der Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Anforderung, schließt sich unmittelbar der Genehmigungsprozess an. Auch die Genehmigung erfolgt komplett digital, in unserem Fall als Stellenbeschreibung  über Email mit anschließendem Passwortschutz, über die HR-Software. Zu jeder Zeit ist ersichtlich, auf welchen Entscheidungsträger der Prozess „wartet“, da auch bei einem vielschichtigen Prozessablauf immer klar dokumentiert wird, welche Schritte bereits abgeschlossen und welche noch offen sind. Diese Transparenz setzt sich auch dann fort, wenn ein Genehmigungsverfahren nicht nur einstufig, sondern mehrstufig ausfällt. Auch in diesem Fall muss der HR-Entscheider auf einen Blick sehen können, zu welchem Ergebnis der Prozess gelangt ist. Alle eingegangenen Feedbacks lassen sich nach „Genehmigen“ oder „Ablehnen” nebst angefügtem Kommentar gruppieren und auswerten.

Kandidatensuche

Sobald die Genehmigung für den angemeldeten Bedarf vorliegt, schließt sich die Besetzungsfrage an. Konkret heißt diese: Muss zwangsläufig extern, womöglich kostenintensiv inseriert, oder kann ein Bedarf auch mit bereits verfügbaren Ressourcen gedeckt werden?

Matching, Multiposting, Active Sourcing

Dabei stehen die folgenden drei Wege als Option zur Verfügung:

  1. Anhand der definierten Fähigkeiten / Skillsets findet ein Matching auf den internen Talentpool statt. Vorteilhaft bei diesem Vorgang ist die Minimierung bzw. die Einsparung von Kosten für Inserate in kostenpflichtigen Stellenbörsen. Ist dies erfolgt, dann ermittelt der Matching-Algorithmus automatisch passende Personen und schlägt diese vor. Dieser Pool ist dabei problemlos, um Bewerber erweiterbar, die bereits in der Vergangenheit ihr Einverständnis zum Talentpool erteilten.
  2. Soll der Personalbedarf ausgeschrieben werden, dann bietet sich das Multiposting auf externen Stellenbörsen und über das Intranet an. Beim Multiposting ist zu unterscheiden, ob lediglich kostenfreie oder auch kostenpflichtige Jobportale zu nutzen sind, die gegebenenfalls separate Kontingente erforderlich machen. Auch in diesem Fall übernimmt die Aussteuerung auf thematisch passenden Portalen die HR-Software.
  3. Für besonders Ungeduldige bietet sich der Weg des Active Sourcings Hierbei erfolgt die Suche nach passenden Kandidaten über eine Browsererweiterung zu Xing und LinkedIn. Die gefundenen Kandidaten werden in einer Trefferliste angezeigt. Passende Kandidaten lassen sich dann über die jeweilige Plattform kontaktieren. Mit dem zusätzlich erhältlichen Active-Sourcing-Moduls lassen sich zudem alle öffentlich einsehbaren Kandidateninformationen in unsere Software übertragen.

Im nächsten Schritt geht es im Detail um die Stellenausschreibung inkl. Stellentemplate, bis zum Multiposting in all seinen Facetten.