Mit der digitalen Stammdatenverwaltung gehören Aktenschränke und Vorlagenordner endlich der Vergangenheit an. Die Verwaltung der Personalstammdaten aller Mitarbeiter, angefangen bei deren persönlichen Daten über die Angaben zur Beschäftigung und Organisationseinheit bis hin zu den relevanten Gehaltsdaten, befindet sich in einem System. Auch die Generierung von allen relevanten Mitarbeiterdokumenten wie Arbeitsvertrag oder Arbeitszeugnis, lassen sich einfach in der digitalen Personalakte ablegen.
Die Grundlage für HR4YOU-HCM bildet eine übersichtliche Stammdatenverwaltung für alle relevanten Mitarbeiterdaten. In einem übergeordneten Dashboard können alle anstehenden Jubiläen, Ein- und Austritte auf einen Blick angezeigt werden. Beim einzelnen Mitarbeiter werden neben den persönlichen Daten die gesamten Beschäftigungsverhältnisse und Gehaltsdaten mit einer Änderungshistorie hinterlegt. Eine Zuordnung zu Abteilungsstrukturen und Hierarchien ist ebenfalls möglich. Alle Änderungen werden in einem historischen Verlauf beim Mitarbeiter nachvollziehbar gespeichert. Über die Mitarbeiterliste können verschiedene Abfragekriterien kombiniert werden, um auf Knopfdruck Selektionen und Listen zu erstellen, um das Ende der Probezeit im Blick zu behalten, um zeitnah ein Personalgespräch zu organisieren.
Über die standardmäßige Administration von Daten hinaus, bietet Ihnen das HR4YOU-HCM mit integriertem Dokumentenmanagement die Möglichkeit, direkt über das System Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse und Abmahnungen zu generieren. Die Vorlagen hierzu können flexibel erweitert werden. Die Dokumentenablage erfolgt in der digitalen Akte des jeweiligen Mitarbeiter. Mithilfe der Volltextsuche können alle Dokumente nach bestimmten Begriffen durchsucht werden. Bestehende Papierakten können im System ebenfalls hochgeladen und digitalisiert werden. Durch schnellen Zugriff und komfortable Ablagestrukturen wird neben Zeit auch Platz und Papier gespart. Über einen Systemkalender kann zudem das Urlaubs- und Fehlzeitenmanagement vom Urlaubsantrag bis zur Genehmigung abgebildet werden.