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Hier können Sie sich weiter zu HR4YOU Software informieren. Wir haben für Sie die häufigsten Fragen & Begriffe aus dem Personalbereich zusammengestellt.


Active Sourcing

Active Sourcing bezeichnet aktive Recruitingmaßnahmen im Gegensatz zur reinen passiven Ausschreibung von Stellen. In der aktiven Suche werden geeignete Kandidaten identifiziert und gezielt angesprochen.

Seinen Ursprung hat das Active Sourcing im Bereich Personalberatung/Headhunting. Allerdings wird es inzwischen auch im konventionellen Personalwesen immer mehr eingesetzt. Geeignete Plattformen für die Suche sind soziale und berufliche Netzwerke (z.B. XING, LinkedIn oder Facebook), konkurrierende Unternehmen, Hochschulen, Messen und Kongresse oder auch eigene Karriere-Events.

Häufig werden sogar ohne konkreten Personalbedarf Kontakte aufgebaut und gepflegt, um im Bedarfsfall auf einen eigenen Talent Pool zurückgreifen zu können. Hierdurch verlagern sich die Aufgaben in der Personalbeschaffung weg vom reinen Sichten eingehender Bewerbungen hin zum Talent Pool Management und aktiven Recruting.

Applicant Tracking System (ATS)

Der Begriff Applicant Tracking System (ATS) wird im englischsprachigem Umfeld synonym zum Begriff Bewerbermanagement System verwendet.

Auch der Begriff Talent Relationship Management (TRM) gehört in die selbe Wortfamilie. Während die Begriffe Applicant Tracking System (ATS) und Bewerbermanagement System eher auf die Gewinnung externer Ressourcen fokussiert sind, schließt der Begriff Talent Relationship Management (System) auch immer die internen Ressourcen, bzw. im Unternehmen vorhandenen Mitarbeiter mit in die Betrachtung ein.

Bewerbermanagement

Unter dem Begriff Bewerbermanagement (auch Human Resources Management) sind alle Prozesse zusammengefasst, die nach Eingang einer Bewerbung in Printform sowie auf elektronischem Weg als E-Mail oder über ein Online-Bewerbungsformular erfolgen.

Dies umfasst sämtliche  Schritte ab der Erfassung und Verwaltung der Bewerberdaten sowie die Kommunikation (Zusage, Absage, Terminierung usw.) mit ihm und internen Fachabteilungen bzw. Ansprechpartnern. Abgebildet sind ebenso alle weiteren Bewertungen durch Gespräche bis zum Abschluss einer Bewerbung.


Bewerbermanagementsysteme (HR-Systeme) automatisieren diese Abläufe und erleichtern bzw. verkürzen sie. Im Vergleich hierzu umfasst ein E-Recruiting-System wie HR4YOU-TRM alle Aufgaben rund um die Rekrutierung. Dies betrifft auch bereits alle Prozesse vor Bewerbungseingang wie das Erstellen eines Anforderungsprofils und die Veröffentlichung der Stellenausschreibung.

Cloud Computing

Cloud Computing bedeutet auf den Punkt gebracht: IT-Dienstleistung über das Internet. Genauer wird damit die Auslagerung von IT-Leistungen zu externen Anbietern als Alternative zur selbst betriebenen Hard- und Software (Rechner, Server und Speichernetze) vor Ort bezeichnet.

Dies bedeutet, dass auf Systeme bei Fremdanbietern über externe Netzwerke (Internet) oder auch über interne Netzwerke (Firmen-Intranet) anstatt auf lokale Ressourcen zugegriffen wird. Vorteile einer solchen Lösung sind zum einen mobile Zugangsmöglichkeiten zu allen Anwendungen (z.B. Zugriff auf Arbeitsinhalte auch auf einer Geschäftsreise) und zum anderen die Einsparung eigener Hard- und Software-Ressourcen.

In diesem Zusammenhang steht die Bezeichnung Software as a Service (SaaS) oder auch Software on demand für den Nutzungszugang zu Anwendungsprogrammen über externe Dienstleister.

Der größte Vorteil eines Bewerbermanagements bzw. einer Recruiting Software als SaaS in der Cloud liegt vor allem im mobilen Zugang zu sämtlichen Daten von allen Firmenstandorten aus sowie von unterwegs. Bewerbungen liegen nicht mehr in Papierform auf einem Schreibtisch und warten auf Bearbeitung sondern können jederzeit und überall über einen Onlinezugang gesichtet und bewertet werden.

CV Parsing / Automatische Lebenslauferkennung

Der Begriff "CV Parsing" (auch Automatische Lebenslauferkennung) bedeutet das maschinelle Auslesen, die Analyse und die strukturierte Aufbereitung von Daten aus Lebenslaufdokumenten.

Ein Lebenslauf oder CV (Curriculum Vitae) , der als Dokument im Bewerbungsprozess von einem Bewerber oder Personalsachbearbeiter in das System eingegeben wird, kann maschinell "geparsed" (to parse = syntaktisches analysieren) werden.

Die Parsingfunktion kann den Text erkennen und die relevanten Felder eines Bewerbungsformulars automatisch mit den gefundenen Daten befüllen. Diese CV-Parsing-Technologie identifiziert dabei Namen und Anschrift, Qualifikationen, Schulbildung, Ausbildungsstationen und Berufserfahrungen. Anschließend muß der Bewerber oder Personalsachbearbeiter nur noch kleine Ergänzungen und Korrekturen vornehmen.

Die Lebenslauferkennung wird als Zusatzmodul für das Bewerbermanagement System HR4YOU-TRM, die Personalberater Software HR4YOU-eSearcher und die Zeitarbeitslösung HR4YOU-eTemp angeboten.

Eignungsdiagnostik

Um Kompetenzen und Verhaltenstendenzen von Mitarbeitern oder potentiellen Führungskräften in Situationen mit Berufsbezug messen und analysieren zu können, wird bei der Personalauswahl zunehmend auf sogenannte Verfahren der Online-Diagnostik zurückgegriffen.

Diese werden immer mehr ergänzend zu Interviews genutzt und lösen teilweise zeit- und kostenaufwändigere Verfahren wie Assessment Center ab, da ihnen eine hohe Aussagekraft über Stärken, Schwächen und Fähigkeiten zugesprochen wird.

In unterschiedlichen psychologischen Tests der Eignungsdiagnostik sind Online-Fragebögen zu beantworten, deren Auswertung Aussagen über den Führungsstil, Persönlichkeitsmerkmale oder beispielsweise die Entscheidungskompetenz eines Kandidaten ermöglicht.

Employer Branding

In Zeiten des Fachkräftemangels sind Unternehmen im Wettbewerb um die besten Mitarbeiter verstärkt darauf angewiesen, sich als attraktiver Arbeitgeber einen Namen zu machen. Dies wird als sogenanntes Employer Branding bzw. Arbeitgebermarkenbildung bezeichnet.

Um sich im Arbeitsmarkt von konkurrierenden Firmen abzusetzen, werden Marketingkonzepte entwickelt und Maßnahmen umgesetzt, die zu einer möglichst effizienten Personalbeschaffung und hochqualifizierten Bewerbern führen sollen.

Executive Search

Mit der Bezeichnung Executive Search (auch Direct Search oder Direktansprache) ist eine inzwischen als ganze Branche etablierte Methode der Personalsuche gemeint.

Meist handelt es sich um Positionen für Führungskräfte oder Spezialisten, die nicht oder nur schwer über klassische Wege wie Stellenausschreibungen ideal besetzt werden können. Daher werden geeignete Kandidaten mit entsprechenden Erfahrungen gezielt gesucht und angesprochen. Meist geschieht dies durch externe Dienstleister, die sich in der Personalberatung hierauf spezialisiert haben und als Vermittler zwischen Kunde und Kandidat agieren.

Matching

Der Begriff Matching beschreibt im Zusammenhang mit Bewerbermanagementsystemen die Möglichkeit, im bestehenden Bewerberpool (auch Talent Pool) gezielt nach Personen mit bestimmten Fähigkeiten, Kenntnissen oder Bewertungskriterien zu suchen.

Bei diesem Verfahren werden die zu einem Bewerber vorliegenden Informationen mit den Anforderungen eines Stellenprofils abgeglichen, um für die Stelle geeignete Personen aus den vorhandenen Kontakten herauszufiltern und ansprechen zu können.

Outplacement

Unternehmen beauftragen bei Insolvenz, dem Abbau einer Abteilung bzw. ganzer Geschäftsbereiche oder auch anderen Entlassungsgründen häufig externe Dienstleister mit der professionellen Abwicklung des Personalabbaus. Hier geht es in erster Linie um die Unterstützung der ausscheidenden Mitarbeiter bei der beruflichen Neuorientierung bis zum Abschluss eines neuen Arbeitsvertrages oder einer Existenzgründung.

Nach einer Analyse der Situation des Arbeitnehmers – dem sogenannten Profiling – werden dessen Perspektiven auf dem Arbeitsmarkt eingeschätzt. Je nach Qualifikation werden mögliche Weiterbildungsmaßnahmen geplant und eine Strategie für die folgende Bewerbungsphase entworfen. Hier bietet der Dienstleister dem Gekündigten Hilfe bei der Erstellung der Unterlagen, der Gesprächsführung und auch eine Analyse möglicher Fehler, um möglichst zeitnah eine Anstellung zu erreichen.

Recruiting

Einen Teil des HR Bereichs bezeichnet das sogenannte Recruiting (auch Recruitment oder Personalbeschaffung). Hierbei geht es um die effektive und günstige Besetzung eines festgelegten Personalbedarfs (wieviele Mitarbeiter werden wo, wann und mit welcher Qualifikation benötigt).

Dies kann durch interne Methoden wie Personalentwicklung (gezielte Weiterbildung geeigneter Mitarbeiter), Inplacement bzw. Versetzung oder eine interne Stellenausschreibung geschehen. Weitere Möglichkeiten bieten im externen Recruiting die direkte Ansprache vorhandener Kandidaten aus dem Bewerberpool, die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen in Printmedien und Jobbörsen oder die Beauftragung von Personalberatern und -dienstleistern.

Der inzwischen auch häufig verwendete Begriff des E-Recruiting bezieht sich auf den Einsatz elektronischer Medien und Systeme in der Personalbeschaffung. Immer wichtiger werden in diesem Zusammenhang auch soziale und berufliche Netzwerke wie Xing oder LinkedIn (Social Media Recruiting). Hier stellen potentielle Kandidaten persönliche und v.a. berufliche Daten online zur Verfügung und können somit in die Personalsuche direkt einbezogen und angesprochen werden.

Social Media Recruiting

Der Begriff Social Media Recruiting bezeichnet den Einsatz von sozialen Netzwerken wie z. B. XING, LinkedIn, Twitter, Facebook, Google+ etc. im Personalmarketing und bei der Personalgewinnung.

Hierzu gehört die Präsenz bzw. Pflege eines Accounts auf diesen Plattformen und die (automatische) Schaltung von Stellenangeboten über die vorgenannten Social Media Networks. Beim Active Sourcing wird dies um die (maschinell unterstützte) Suche nach passenden Bewerberprofilen auf Social Media Plattformen ergänzt.

Eine Service für Social Media Nutzer ist zusätzlich, dass sich interessierte Bewerber mittels ihrer Accountdaten (z.B. auf XING oder LinkedIn) automatisch per einfachem Klick im Bewerbungsformular auf Stellenangebote bewerben können, ohne dass die Bewerberdaten ein zweites Mal erfasst werden müssen.

Software as a Service (SaaS)

Software as a Service bzw. Software on demand (nach Bedarf) bezeichnet einen Teilbereich im Cloud Computing und steht für Softwareanwendungen, die den Nutzern von externen Anbietern im Internet zur Verfügung gestellt werden.

Die IT-Dienstleister betreiben und betreuen die jeweilige Software auf ihrem Server, sodass für die Kunden anstatt Anschaffungs- und Betriebskosten lediglich eine Nutzungsgebühr anfällt. Zugang erhalten sie über einen internetfähigen PC sowie eine Internetanbindung zum Anbieter.

Talentmanagement

Im Personalwesen werden Maßnahmen, die sich im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter und Führungskräfte auf deren Identifikation und Gewinnung sowie deren Einsatz und Entwicklung beziehen, unter dem Begriff Talentmanagement zusammengefasst.

So wird heutzutage eine Bewerberverwaltung in Form eines internen Talent Pools (Bewerberpool) immer wichtiger und darüber hinaus die Förderung der High-Potentials im Unternehmen durch Weiterbildungsmaßnahmen, interessante Aufgaben beispielsweise im Ausland oder individuelle Arbeitsmodelle, die zur Mitarbeiterbindung beitragen.

Transfergesellschaft

Im Zusammenhang mit Arbeitnehmerentlassungen sollen Transfergesellschaften die von Arbeitslosigkeit bedrohten Mitarbeiter möglichst schnell in neue Arbeitsverhältnisse überführen.

Während Outplacement-Berater dabei allein vom Unternehmen beauftragt und bezahlt werden, finanziert sich eine von Dritten geführte Transfergesellschaft größtenteils über die Agentur für Arbeit, die das sogenannte Transferkurzarbeitergeld in ungefährer Höhe des Arbeitslosengeldes zahlt.

Der Übertritt des Mitarbeiters vom Unternehmen in die Transfergesellschaft ist freiwillig und auf höchstens 12 Monate begrenzt. Eine Arbeitslosigkeit droht formal erst nach Ablauf dieses Zeitraumes. Nach einem Profiling wird die Gesellschaft in der Regel Weiterbildungsmaßnahmen für den Mitarbeiter suchen und ihn bei der Bewerbungsstrategie unterstützen, um möglichst schnell eine neuen Arbeitgeber für ihn zu finden.

Vendor Management System (VMS)

Mit dem Vendor Management System (HR4YOU-VMS) unterstützen wir komplexe Prozesse der Personallogistik beginnend mit dem Bestellprozess der Fachabteilung. Ein optional sich anschließendes auch mehrstufiges Genehmigungsverfahren übergibt genehmigte Anfragen und Vorabanfragen an den MSP (Managed Service Provider), der unter Einsatz des Lieferantenmanagements eingehende Anfragen als RFP (Request for Personnel) elektronisch distribuiert.

Mit einem Supplier-Account können Lieferanten Kandidatenprofile auf erhaltene RFP's vorschlagen.

Beurteilungs- und Matchingprozesse auf der Seite des MSP's und des Arbeitgebers vereinfachen die Personalauswahl. Ein Modul zur Verwaltung, Betreuung und Abrechnung von Personaleinsätzen komplettiert das Vendor Management System (VMS).

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