Keine Bürokratie, kein Problem?

Wer unter der Bürokratie leidet und daher diese Form der Gängelung möglicherweise auch verteufelt, für den mag der Gedanke an die Abschaffung derselben sicherlich Glücksgefühle auslösen. Nun genießen wir in Deutschland aber nicht nur Nachteile aus dem Vorhandensein der Bürokratie. So haben Verfahren feste Abläufe, es werden Genehmigungen nur nach dem Einreichen bestimmter Dokumente erteilt und die Zertifizierung erfolgt üblicherweise erst nach dem Durchlaufen einer festgelegten Prüffolge. Allerdings scheint es in Deutschland einen Hang zur Über-Bürokratisierung zu geben, die durch die EU, am Beispiel der EU-DSGVO wird dies deutlich, auch noch zunimmt. Als Betroffener hat man daher das Gefühl, da käme zu jeder Kleinigkeit an EU-Verordnung noch ein gesonderter Maßnahmenkatalog der deutschen Regierung mit hinzu. Fast so als wolle jemand verhindern, dass Geld verdient würde. Denn Bürokratie kostet Zeit.

Wäre es da nicht schön, wenn wenigstens die Software des täglichen Bedarfs ohne viel Bürokratie auskommen würde? Die Software von HR4YOU beschreitet diesen Weg in konsequenter Art und Weise und unterstützt den Anwender nicht nur bei der Papiervermeidung, sondern ebenso bei der Prozessautomatisierung. Da naturgemäß gerade die kleineren und mittleren Unternehmen am stärksten unter der Bürokratie zu leiden haben, da sich hier viele Verwaltungsaufgaben einzig beim Chef konzentrieren, ist hier die Kritik auch am Lautesten zu hören. Die befragten Unternehmen nannten in der Umfrage für das IHK-Unternehmensbarometer aus dem Jahr 2017, den Bürokratieabbau als oberstes Ziel für die kommende Legislaturperiode. In diesem Kontext besteht ein vordergründiges Interesse an einem Ausbau von E-Government-Angeboten, um beispielsweise Behördengänge digital abzuwickeln. Aber nicht zuletzt die DSGVO sorgt mit ihren vielen Klauseln und Ausnahmen nicht gerade für eine einfach zu durchschauende Handlungsanweisung. Wer sich hier keine adäquate juristische Beratung leisten kann oder möchte, neigt da schnell zu panikartiger Schnappatmung.

Sinnvolle und unterstützende Maßnahmen die eine Software hier bieten muss, betreffen zwar weitestgehend Komfortfunktionen, diese sollten dann aber gemäß den vorherrschenden Bürokratiestandards umgesetzt sein. Anhand der DSGVO-Umsetzung in den HR4YOU-Software-Produkten, sei dies kurz skizziert. Grundsätzlich ist das System so konfiguriert, dass es der obersten DSGVO-Vorgabe, der Datensparsamkeit, Rechnung trägt. Das heißt für den Anwender, dass bei einer Online-Bewerbung auch nur die absolut notwendigen personenbezogenen Daten, als Pflichteingabe, anzugeben sind. Je nach Einsatzzweck besteht hier natürlich Optionsvielfalt. Soll ein Datensatz nicht nur für einen bestimmten Zweck (Zweckgebundenheit der Speicherung), also für eine bestimmte Bewerbung gespeichert und verarbeitet, sondern ein Bewerber auch direkt in einen potentiellen Talentpool überführt werden, dann kann der Bewerber dem bequem über eine weitere Auswahlbox zustimmen. Zur Bestätigung verschickt dann das System eine weitere E-Mail mit einer Erläuterung der Einverständniserteilung. Die eingegangenen Erklärungen und versendeten Bestätigungsmails mit Datum und Inhalt speichert das System in einer Kontakt-Historie. Somit sind alle Nachweispflichten erfüllt, die durch einen Auskunftsanspruch des Bewerbers entstehen können. Nach einem einmal konfigurierten Zeitraum erledigt das System dann sämtliche Lösch- und Anonymisierungsaufgaben eigenständig, sobald dies durch den Fristablauf einer Erklärung nötig wird. Hier profitieren gerade KMUs von einer sinnvollen Vorkonfiguration des Auslieferungszustands der Software. Auch wenn die Konfiguration keine Rechtsberatung darstellt, so werden hier den wichtigsten Anforderungen der EU-DSGVO ohne Mehraufwand Rechnung getragen.

Wer im Zeitalter der Digitalisierung zu den Papierhassern zählt, da die Datensicherung in einem Rechenzentrum mit Backup so viel einfacher ist, als Aktenschränke mit Ausdrucken und Durchschlägen zu füllen, der ärgert sich sicherlich umso mehr, dass kaum eine Behörde vollständig digitalisiert arbeitet. Dies betrifft nicht nur Aufbewahrungsfristen, sondern ebenso die handschriftliche Unterschrift auf einem Stück Papier. Wünschenswert wäre doch eine Möglichkeit, um wenigstens den erneuten Digitalisierungsprozess zu vereinfachen, nicht wahr? HR4YOU verfügt für dieses Problem über ein QR-Code-Modul, welches entweder auszudruckende Blätter sofort markiert oder über den Ausdruck von QR-Code-Etiketten, das nachträgliche Markieren von Blättern ermöglicht. Während des anschließenden Scann-Vorgangs erfasst das System die Inhalte und ordnet diese sogleich den jeweiligen Datensätzen zu. Jetzt kommt zwar immer noch Papier zum Einsatz, aber das mühselige Zuordnen entfällt. Über diesen kleinen Umweg rückt die vollständige Digitalisierung wieder einen Schritt näher.

Der größte Knackpunkt und damit womöglich ursächlich für den Papierzwang, dreht sich scheinbar um die rechtssichere Unterschrift. Denn auch wenn ein Papier erst ausgedruckt, unterschrieben und dann wieder eingescannt wurde, bleibt das Papier als eigentliches Trägermedium ja doch noch erhalten. Eine weitere Option diesem Problem zu begegnen, zeigt sich bei den EC-Terminals, die zur echten Unterschrift auf einer tabletähnlichen Unterlage auffordern. Diese Form ist auf einigen Ämtern bereits gebräuchlich, aber nur wenn man als Person persönlich vor Ort anwesend ist. Meist gehört noch die Authentifikation mittels Personalausweis dazu. Aber auch für diese Unsitte des Verkomplizierens von einfachen Sachverhalten wird mittelfristig mehr und mehr auf dem digitalen Weg erfolgen. Im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung bzw. des VMS setzen viele HR4YOU-Kunden heute schon auf ein eSigning-Tool, das über eine Chipkarte und ein Lesegerät funktioniert. So wird den gesetzlichen Erfordernissen, einer rechtssicheren Unterschrift des Auftraggebers vor Arbeitsantritt eines überlassenen Mitarbeiters, nachgekommen. Zu groß fällt das Risiko aus, bei einer Prüfung nicht die geeigneten Daten zur Verfügung zu haben und so entweder ein Bußgeld bezahlen zu müssen oder gar den Versicherungsschutz des Mitarbeiters leichtfertig aufs Spiel zu setzen. Bei festen Beschäftigungsverhältnissen wie der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrages findet die eSignatur bislang, u.a. aufgrund des hohen administrativen Aufwands für die Beschaffung und Authentifizierung der Zertifikate, noch keinen Einzug. Jedoch gibt es auch hier bereits erste Überlegungen, wie dieser Problematik Einhalt geboten werden kann.

Insgesamt gesehen bietet die HR4YOU-Software also nicht nur im Konzernumfeld, sondern gerade auch für kleinere Unternehmen ein erhebliches Potenzial hinsichtlich der Zeiteinsparung durch Digitalisierung und der Automatisierung der Prozessabläufe. So gewinnen Sie im alltäglichen Ablauf der HR-Arbeit Zeit, die Sie dann für die Bewältigung der klassischen behördlichen Bürokratie aufwenden können.