Vendor Management System
Unsere spezialisierte Vendor Management Software bietet eine umfassende Lösung, die den gesamten Prozess von der Anforderungsstellung über die Genehmigung bis hin zur Kostenschätzung und zum Reporting abdeckt. Sowohl Unternehmen als auch Managed Service Provider (MSPs) profitieren von optimierten Lieferantenmanagementprozessen.
Mit unsere Vendor Management Software erhalten Sie transparente Abläufe auf Konzern-, Unternehmens- und Standortebene, was Ihnen die besten Verhandlungsmöglichkeiten und ein effizientes Kostenmanagement ermöglicht. Unsere Vendor Management Software bietet Funktionen wie individualisierbare Freigabe- und Genehmigungsprozesse sowie ein sicheres Nachrichtencenter für verschlüsselte Kommunikation.
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Effizientes Kostenmanagement
Durch die Automatisierung der Genehmigungsabläufe und die zentrale Verwaltung von Lieferanten und Projekten reduzieren sich manuelle Fehler. Endlich können Unternehmen ihre Kosten besser überwachen und optimieren. Eine genaue Kostenvorschau und detaillierte Berichte helfen dabei, Budgets einzuhalten und potenzielle Einsparungen zu identifizieren.
Verbesserung der Compliance
Durch die zentrale Verwaltung und Analyse von Lieferantenleistungen können Unternehmen ihre Beziehungen zu Lieferanten optimieren. Leistungsbewertungen und -berichte ermöglichen es, bevorzugte Lieferanten zu identifizieren und langfristige Partnerschaften zu pflegen, die zu besseren Konditionen und höhere Qualität führen.
Hohe Skalierbarkeit
Eine gute VMS ist einfach zu implementieren und kann problemlos an die wachsenden Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Unsere Cloud-basierte Lösung bietet zudem den Vorteil, dass sie schnell und ohne große Investitionen in IT-Infrastruktur einsetzbar sind. Unternehmen profitieren von einer flexiblen und skalierbaren Lösung, die sich an veränderte Geschäftsbedingungen anpassen lässt.
Vorteile einer Vendor Management Software
Die Implementierung einer Vendor Management Software (VMS) bietet unzählige Vorteile, die Ihr Unternehmen in den Bereichen Effizienz, Transparenz und Kostenmanagement erheblich verbessern können. Mit einer VMS gewinnen Sie volle Kontrolle über Ihr Lieferantenmanagement, von der Anforderung und Genehmigung bis zur Kostenvorschau und detaillierten Reporting-Funktionen. Transparente Prozesse auf Konzern-, Unternehmens- und Standortebene ermöglichen beste Verhandlungspositionen und ein effizientes Kostenmanagement.
Ihre flexible Vendor Management Software
Faktura
Ermöglicht die effiziente Erstellung und Verwaltung von Kostenvorschauen direkt aus dem System heraus und bietet eine nahtlose Integration in Ihre Finanzprozesse.
eSigning
Ermöglicht die digitale Unterzeichnung von Dokumenten direkt im System und bietet eine sichere und effiziente Möglichkeit, Verträge, Angebote und andere wichtige Dokumente elektronisch zu signieren.
Verfahren zur Genehmigung
Implementieren Sie individualisierbare Freigabe- und Genehmigungsverfahren, die sich an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anpassen lassen.
Compliance Manager
Überwachung von Compliance-Dokumenten der Lieferanten. Geben Sie Ihren Kunden eine Sicherheit auf geprüfte Unterlagen wie z.B. der AÜ-Erlaubnis und Unbedenklichkeitsbescheinigungen.
Lieferanten Management
Integriertes Lieferantenmanagement ermöglicht eine schnelle Distribution der erstellten Anfragen an Bieterkreise, Qualifikationsbezogene Dienstleister und mehr.
Unser Service zahlt sich aus
Support rund um die Uhr
Vielfältiges Schulungsangebot
Immer auf dem neusten Stand
Sicherheit für Ihre sensiblen Daten
Implementierung leicht gemacht
Funktionsumfang unserer Vendor Management Software
Lieferantenprofilverwaltung
Administratoren können detaillierte Profile für alle Lieferanten und Dienstleister erstellen und verwalten. Dies umfasst Informationen wie Kontaktdaten, Dienstleistungen und historische Leistung.
Leistungsüberwachung
Das System ermöglicht die kontinuierliche Überwachung der Leistung der Lieferanten basierend auf verschiedenen Kriterien wie Pünktlichkeit, Qualität und Kosten. Dies hilft bei der Bewertung und Auswahl der besten Lieferanten.
Vertragsmanagement
Verwaltung von Verträgen mit Lieferanten, einschließlich Erstellung, Überwachung und Verlängerung von Verträgen. Dies stellt sicher, dass alle rechtlichen und finanziellen Verpflichtungen eingehalten werden.
Kommunikationsmanagement
Das VMS bietet ein Nachrichtencenter für die verschlüsselte Übertragung von Nachrichten bei personenbezogenen Sachverhalten zwischen Buyer-Side und Administrator-Side. Dies stellt sicher, dass alle Kommunikationen sicher und vertraulich sind.
Dokumentenmanagement
Das System ermöglicht die Verwaltung von Dokumenten wie Verträgen und Rechnungen. Dies erleichtert die Verwaltung und den Zugriff auf wichtige Informationen.
Dashboard
Ein benutzerbezogenes Dashboard, das individuelle Übersichten, Kennzahlen, Aufgaben und aktuelle Projekte anzeigt. Dies hilft Administratoren, den Überblick zu behalten und schnell auf wichtige Informationen zuzugreifen.
Benutzerverwaltung
Verwaltung von Benutzerkonten, Rollen und Zugriffsrechten. Dies ermöglicht es Administratoren, die Zugriffe und Berechtigungen der Benutzer zu steuern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Funktionen und Daten zugreifen können.
Unternehmen- & Lieferantenmanagement
Verwaltung von Lieferanten und Dienstleistern, einschließlich der Erstellung und Verwaltung von Lieferantenprofilen, der Überwachung der Leistung und der Verwaltung von Verträgen.
Genehmigungsprozess
Der Prozess umfasst, die Weiterleitung einer Anfrage an den Kostenstellenverantwortlichen, der diese überprüft, freigibt, ablehnt oder zur Korrektur zurückschickt.
Compliance und Sicherheitsmanagement
Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Anforderungen und Sicherheitsstandards. Dies umfasst die Verwaltung von Compliance-Dokumenten, die Implementierung von Sicherheitsprotokollen und die Durchführung regelmäßiger Sicherheitsüberprüfungen.
Projekt- und Auftragsverwaltung
Verwaltung von Projekten und Aufträgen, einschließlich der Erstellung, Überwachung und Abwicklung von Aufträgen. Dies umfasst auch die Verwaltung von Stundenerfassungen und die Erstellung von Kostenvorschauen.
Anfrageerstellung
Benutzer können Anfragen für Dienstleistungen oder Mitarbeiter direkt im System erstellen. Dies ermöglicht eine zentrale und strukturierte Verwaltung aller Anfragen.
Automatische Weiterleitung
Nach der Erstellung wird die Anfrage automatisch an den zuständigen Kostenstellenverantwortlichen weitergeleitet. Dies stellt sicher, dass die Anfrage schnell und effizient bearbeitet wird.
Genehmigungsprozess
Der Genehmiger überprüft die Anfrage und kann sie freigeben, ablehnen oder zur Korrektur zurückschicken. Dieser Prozess ist jederzeit einsehbar, was die Transparenz erhöht.
Kommentarfunktion
Bei der Überprüfung kann der Genehmiger Kommentare hinzufügen, die dem Besteller helfen, die Anfrage entsprechend anzupassen. Dies fördert eine klare Kommunikation und schnelle Klärung von Unstimmigkeiten.
Zeitstempel
Jeder Schritt im Genehmigungsprozess wird mit einem Zeitstempel versehen, was die Nachverfolgbarkeit und Transparenz erhöht. Dies hilft bei der Überwachung und Kontrolle des Prozesses.
Optional deaktivierbare Prozesse
Der Genehmigungsprozess kann optional deaktiviert werden, falls dies für bestimmte Anfragen oder Situationen nicht erforderlich ist. Dies bietet Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Anforderungen.
Auftragsreporting
Das Auftragsreporting bietet eine strukturierte Übersicht über wichtige Informationen und Kennzahlen zu laufenden Aufträgen. Es umfasst auftragsrelevante Daten, wie Vertragsdetails, Zuständigkeiten und Fortschrittsstatus. Außerdem beleuchtet er Aspekte wie Höchstüberlassung und Equal Pay, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und fairer Arbeitsbedingungen sicherzustellen. Eine zeitraumbezogene Auswertung ermöglicht zudem eine Analyse von Trends und Entwicklungen über definierte Zeiträume hinweg. Der Auftragsreport dient somit als Grundlage für Transparenz, Compliance und strategische Entscheidungen.
Flex Reporting
Das Flex Reporting soll eine benutzerfreundliche Lösung für die Erstellung und Verwaltung von Auswertungen bieten. Wichtige Funktionen umfassen eine schnelle und einfache Gestaltung der Auswertungen. Zudem bleiben alle erstellten Listen nach einem Update voll funktionsfähig. Die Auswertungen können flexibel dargestellt werden, einschließlich der Möglichkeit, die Reihenfolge der Felder zu ändern und einfache Berechnungen durchzuführen. Ergebnisse können in verschiedenen Formaten gespeichert und weitergeleitet werden, und die Darstellung berücksichtigt die Zugriffsrechte der Benutzer.
Anfragereporting
Unser Anfragereporting analysiert wesentliche Kennzahlen wie die Besetzungsqualität der Anfragen, die Dauer der Genehmigung und die Zeit bis zur endgültigen Besetzung. Es hilft, Schwachstellen im Prozess zu erkennen, Engpässe zu beseitigen und eine effizientere Planung sowie Durchführung zu gewährleisten. Dadurch dient edas Reporting als Grundlage für strategische Entscheidungen und Verbesserungen.
Lieferantenleistungsbemessung
Die Lieferantenleistungsbemessung dient der Bewertung und Optimierung der Zusammenarbeit mit Lieferanten und Dienstleistern. Sie identifiziert die besten Lieferanten, basierend auf Kriterien wie Zuverlässigkeit und Qualität. Zudem analysiert sie die Besetzungsquote, um die Effizienz bei der Besetzung von Anfragen zu bewerten, und berücksichtigt die Anzahl abgelehnter Kandidaten, um Verbesserungspotenziale zu erkennen. So unterstützt sie gezielte Maßnahmen zur Steigerung der Lieferantenleistung.
Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)
Das System verfügt über eine unterbrechungsfreie Stromversorgung, die sicherstellt, dass alle Daten und Prozesse auch bei Stromausfällen kontinuierlich verfügbar bleiben. Dies minimiert die Gefahr von Datenverlust und Systemausfällen.
Backup-Verfahren
Regelmäßige Backup-Verfahren und die Spiegelung von Festplatten stellen sicher, dass Daten zuverlässig gesichert und im Falle eines Verlustes schnell wiederhergestellt werden können. Dies erhöht die Datenintegrität und Verfügbarkeit.
Brandmelder und Notfallkonzept
Das VMS ist mit Brandmeldern ausgestattet und verfügt über ein umfassendes Notfallkonzept, das im Ernstfall schnell und effektiv reagiert. Dies schützt die physischen Anlagen und die darin gespeicherten Daten vor Schäden.
Firewall und Intrusion-Detection-Systeme
Eine robuste Firewall und Intrusion-Detection-Systeme schützen das System vor unbefugtem Zugriff und Angriffen von außen. Dies stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf das System zugreifen können und potenzielle Bedrohungen frühzeitig erkannt werden.
Zusätzliche Sicherungskopien
Zusätzliche Sicherungskopien werden an besonders geschützten Orten gelagert, um eine weitere Schicht der Datensicherheit zu gewährleisten. Dies stellt sicher, dass Daten auch bei schwerwiegenden Vorfällen wie Naturkatastrophen oder physischen Einbrüchen geschützt sind.
Information Security Management System (ISMS)
Das VMS implementiert ein Information Security Management System (ISMS) gemäß ISO 27001, das sicherstellt, dass alle Sicherheitsprozesse und -richtlinien konsequent umgesetzt und überwacht werden. Dies stellt eine hohe Sicherheitsstandards und Compliance sicher.
Unsere Vendor Management Software für Sie
Sind Sie bereit, Ihr Lieferantenmanagement auf das nächste Level zu heben? Mit dem HR4YOU-VMS erhalten Sie eine maßgeschneiderte Vendor Management Software, die den gesamten Prozess von der Anforderung und Genehmigung bis hin zur Kostenvorschau und abschließendem Reporting abdeckt. Profitieren Sie von transparenten Prozessen, die auf Konzern-, Unternehmens- und Standortebene sowie auf Abteilungs- und Kostenstellenniveau funktionieren. Dies sichert Ihnen beste Verhandlungsoptionen und ein effizientes Cost-Management.
- Effiziente Genehmigungsprozesse: Individualisierbare Freigabe- und Genehmigungsverfahren, die sich perfekt an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen lassen.
- Transparente Prozesse: Ein benutzerbezogenes Dashboard, das individuelle Übersichten, Kennzahlen, Aufgaben und aktuelle Projekte anzeigt.
- Sicheres Lieferantenmanagement: Verwaltung von Lieferanten inklusive Lieferanten-Tiering und Abrechnung dieser über Kostenvorschau oder Gutschriftverfahren sowie integrierter Compliance-Manager.
- Umfassende Berichterstattung: Detaillierte KPI-Reportings für fundierte Entscheidungen.
- Keine Volumenbeschränkung: Es gibt keine Beschränkung von Besteller- und Lieferantenaccounts. Der monatliche Preis beinhaltet keine Beschränkung des verwalteten Spend-under-Managements.
Ihr Preis
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Ordermanagement
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Auftragsabwicklung
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Abrechnung
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Keine Volumenbeschränkung*
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eSigning (optional)
Einblick in die Software
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Sind Sie bereit, die Zukunft Ihrer HR-Prozesse zu entdecken? Teilen Sie uns einfach Ihren Wunschtermin mit und wir zeigen Ihnen, wie HR4YOU Ihre Arbeit revolutionieren kann. Im Anschluss an die Präsentation haben Sie die Möglichkeit, die Software selbst zu testen und sich von den Vorteilen zu überzeugen. Sollten Sie noch Fragen haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
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