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„Die Bewerbermanagement Software unterstützt uns im gesamten Recruitingprozess. Erhält die Personalabteilung eine Vakanz, die ausgeschrieben werden soll, so erstellen wir über die Software eine entsprechende Stellenanzeige, die auf unserer Homepage integriert wird. Die Bewerbungen treffen online, per Post oder E-Mail ein und werden über das System an den jeweiligen Ansprechpartner in der Fachabteilung weitergeleitet. Die Entscheidung der Fachabteilung über Absage, Einladung zum Gespräch o.ä. wird uns über das System mitgeteilt und wir können weitere Schritte einleiten.“

Christel Gerdes
Personalreferentin

Krone nutzt das HR4YOU-TRM

Firmenportrait

Innovativ, kompetent und verantwortungsbewusst – das sind die Leitbilder der emsländischen KRONE -Gruppe. Dank Technologie- und Qualitätsführerschaft gehört KRONE zu den erfolgreichsten Herstellern im Landtechnik- und Nutzfahrzeugbereich – unter anderem mit der aktuell stärksten Erntemaschine der Welt. Das Unternehmen beschäftigt knapp 2.500 Mitarbeiter an zwei Standorten in der Maschinenfabrik in Spelle und im Fahrzeugwerk in Werlte und erhält monatlich rund 300 Bewerbungen.

Entscheidung für HR4YOU & Einführungsphase

Vor der Einführung vom HR4YOU-TRM war zur Erfassung und Verwaltung der Bewerbungen eine selbst erstellte Excel-Lösung im Einsatz, die allerdings an ihre Grenzen stieß. Im weiteren Bewerbungsprozess war es schwierig den jeweiligen Stand aller Bewerbungen im Blick zu behalten. Häufig erhielten die Bewerber keine oder nur verspätete Rückmeldungen, was langfristig dem Image des Unternehmens geschadet hätte. Nach der Entscheidung für eine Onlinelösung und einem umfassenden Marktvergleich fiel die Entscheidung für die Bewerbermanagement  Software HR4YOU-TRM. „Besonders überzeugt waren wir vor allem von der Benutzerfreundlichkeit für die Personalreferenten, Bewerber und Führungskräfte. Die Oberfläche ist einfach und übersichtlich gestaltet und auch weitere Prozesse sind ohne großen Aufwand umgesetzt“, erklärt Christel Gerdes aus der Personalabteilung.

HR4YOU in der Praxis

Alle eingehenden Bewerbungen werden im ersten Schritt in der Personalabteilung bearbeitet und vorselektiert. Im Anschluss erhalten die Ansprechpartner in den Fachabteilungen eine E-Mail mit geeigneten Kandidaten. Sie teilen ihre Entscheidungen wiederum der Personalabteilung mit, die dann die weitere Kommunikation mit den Bewerbern übernimmt. „Die größte Unterstützung bietet uns das System bei der Abwicklung des Bewerbungsprozesses. Dazu gehört die automatische Eingangsbestätigung, das Weiterleiten an die Ansprechpartner und das Einladen zu Vorstellungsgesprächen bzw. das Erstellen und Versenden von Absagen.“

Einsatz und Vorteile von HR4YOU-TRM

Die Umstellung auf das Online-System erfolgte auch für die Bewerber reibungslos. „Vor allem das Onlineformular macht es den Bewerbern leicht. Es müssen keine unnötigen Daten mehr eingegeben werden. So verlieren die Bewerber die Scheu sich online zu bewerben.“ Durch die Software hat sich laut KRONE vieles geändert. Der Durchlauf des Bewerbungsprozesses ist beschleunigt. Somit erhalten die Kandidaten doppelt so schnell eine Entscheidung. Schon mehrfach wurde dies auch von Bewerbern bestätigt. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, sich die besten Kandidaten schnellstmöglich zu sichern. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass Bewerbungen im System standortübergreifend abgerufen und weitergeleitet werden können. Dies spart Zeit und erhöht somit die Chance, passende Kandidaten für den jeweiligen Standort zu rekrutieren. Auch die Nachverfolgung der Bewerbungen hat sich laut Frau Gerdes deutlich verbessert. „Die Personalabteilung kann jedem Bewerber eine eindeutige Nachricht beispielsweise mit Informationen über den aktuellen Stand der Bewerbung geben, da alle Schritte im System hinterlegt sind.“

Talentmanagement

Über die Bewerberdatenbank hat das Unternehmen einen eigenen Talent-Pool aufgebaut. Hier können die Bewerber hinterlegt werden, die zwar für keine aktuell ausgeschriebene Stelle in Frage kommen aber dennoch interessant sind. Auf diesen Pool an Top-Kandidaten wird bei kurzfristigem Bedarf zurückgegriffen. Über eine gesonderte Datenschutzabfrage beim Hochladen der Bewerbung oder einen separaten Brief obgleich eine E-Mail geben die Bewerber ihre Zustimmung zur Speicherung ihrer Daten im gesonderten Talent-Pool. Diesen Pool sowie die allgemeine Bewerberdatenbank können die Personalreferenten von Krone bei Personalbedarf beispielsweise nach speziellen Kenntnissen durchsuchen.

Spezielle Funktionen

Einige Funktionen im System wurden speziell an die internen Prozesse von Krone angepasst. Ein wichtiger Aspekt hängt beispielsweise mit der Erfassung von Azubi- Bewerbungen zusammen. Für eine bessere Vergleichbarkeit der Bewerber wurden diese bereits vor der Einführung der HR4YOU-Anwendung in einer Excel-Liste mit bestimmten Kriterien wie z.B. relevanten Schulnoten erfasst. Diese Liste sollte durch das System automatisch erstellt werden. Zusammen mit den Entwicklern von HR4YOU fand man schließlich eine Lösung, die es weiterhin ermöglicht alle Bewerber mitsamt der relevanten Kriterien in einer Liste abzubilden. Dies erleichtert das Erfassen der Azubi-Bewerbungen und die spätere Azubi-Auswahl. Seit kurzem wird das System auch von einer der Tochtergesellschaften genutzt, wobei die Einführung bzw. Integration der zusätzlichen und neuen Anforderungen schnell und unkompliziert funktioniert hat.

Auf einen Blick

Transport- und Landtechnik

Spelle

2013

HR4YOU-TRM (Bewerbermanagement Software)

  • spezielle Erfassung und Auswahl von Azubi-Bewerbungen
  • Einbindung der Stellenanzeigen in die Firmenhomepage
  • Pool an Top-Kandidaten für kurzfristigen Bedarf

  • Onlinelösung
  • Benutzerfreundlichkeit für Personalreferenten, Führungskräfte und Bewerber
  • einfache und übersichtliche Oberfläche