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Wir haben uns mehrere Anbieter angesehen und uns für HR4YOU-TRM entschieden, weil das Preis-Leistungs-Verhältnis hier sehr gut war.

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Maja Gugel

Personalreferentin bei der Mediengruppe Oberfranken

Firmenportrait

Mit den verschiedenen Geschäftsbereichen bietet die Mediengruppe Oberfranken ihren Kunden und Partnern ein einzigartiges crossmediales Potential. Verwurzelt in Franken reichen ihre Produkte und Leistungen weit über die Region hinaus. Während Zeitungen und Anzeigenblätter sowie einige Onlineangebote Medien speziell für Franken sind, agieren Druckereien und Fachverlage im gesamten deutschen Markt. Mit rund 1.000 Mitarbeitern am Firmensitz in Bamberg und an weiteren Standorten in Franken, wie Bad Kissingen, Coburg, Kitzingen und Kulmbach, hat die unabhängige Mediengruppe Oberfranken die optimale Nähe zum Markt und zum Kunden. Die Geschäftsbereiche der Mediengruppe Oberfranken gliedern sich in vier Bereiche: Lokale Medien, Fachverlage, Online und Druckereien.

Entscheidung für HR4YOU &
Einführungsphase

HR4YOU ist für die Mediengruppe Oberfranken die erste Bewerbermanagement Software. „Wir haben uns mehrere Anbieter angesehen und uns für HR4YOU entschieden, weil das Preis-Leistungs-Verhältnis hier sehr gut war. Außerdem liegt der Sitz in Ebermannstadt, das ist gleich um die Ecke. Wir sind ein regionales und heimatorientiertes Unternehmen und wollten lokale Anbieter unterstützen.“, so Maja Gugel, Personalreferentin bei der Mediengruppe Oberfranken. Ein weiterer Punkt, der wichtig für die Mediengruppe war, dass die Rechenzentren und damit alle Daten in Deutschland gelagert sind. Dieser Aspekt gibt der Mediengruppe ein Höchstmaß an Sicherheit. 

Seitdem die Mediengruppe das Bewerbermanagement System von HR4YOU benutzt, kommen die eingegangenen Unterlagen schneller bei der Fachabteilung an. Vorher wurden alle Unterlagen mit der Hauspost durch die Abteilungen geschickt. Jetzt haben die Abteilungen sofort alle Informationen vorliegen und können schneller darauf reagieren. Auch der Betriebsrat braucht nicht mehr alle Unterlagen auf dem Tisch zu haben. Er kann die Unterlagen digital prüfen und sogar filtern, wer z.B. zu einem Vorstellungsgespräch im Unternehmen war.

Einsatz und Vorteile von HR4YOU

Die Anforderung von Vakanzen liegt bei der Mediengruppe Oberfranken in der Verantwortung der betroffenen Abteilungen. Alle Recruiting-Prozesse werden über die zentrale Personalabteilung gesteuert. Wenn in einer Fachabteilung Bedarf auftritt, wird eine Personalanforderung ausgefüllt und an die zuständige Personalreferentin in der Personalabteilung gesendet. Anschließend wird die Stelle intern und gegebenenfalls extern ausgeschrieben. Die Stellenausschreibungen sind über eine Schnittstelle mit dem Karriereportal der Unternehmenshomepage verbunden. Die zusätzlich generierten PDFs der Stellenausschreibungen werden für Aushänge und externe Jobbörsen verwendet. Jeder Vorgesetzte und Betriebsrat hat einen Zugang zur Bewerbermanagementsoftware von HR4YOU. Sobald die Vakanz im System angelegt ist, bekommen die zuständigen Führungskräfte und Betriebsräte einen Zugang zu den eingehenden Bewerbungen und können diese prüfen. Von den Führungskräften bekommt die Personalabteilung dann Feedback, wann welche Gespräche geführt werden sollen bzw. wer nicht in die engere Auswahl kommt. Die Betriebsräte sollen, sobald die Personalabteilung eine Entscheidung getroffen hat, die Unterlagen in der Software als Grundlage für die Betriebsratsanhörung vorliegen haben. Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind und der Betriebsrat grünes Licht gibt, folgt die Einstellung. Die Korrespondenz zu den Bewerbern sowie auch intern zu den verschiedenen Fachabteilungen wird über das Bewerbermanagementsystem abgewickelt.  Somit werden wichtige Informationen sicher dokumentiert. Die Mediengruppe hat sich zudem die Funktion der automatischen Anonymisierung von Bewerberdaten aktivieren lassen. Sechs Monate nach der Stellenbesetzung, werden die abgesagten Bewerber anonymisiert, so dass keine Rückschlüsse auf die Personen erfolgen können. Die Mediengruppe ist mit dieser Funktion datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite und verliert nicht die Möglichkeit des wichtigen Reportings. 

Aktuell sind circa 120 Vorgesetzte im System registriert. In der Personalabteilung arbeiten drei Referenten und eine Sachbearbeiterin mit der Recruitment Software. „Wir korrespondieren sowohl mit unseren Ansprechpartnern in den Fachabteilungen als auch mit den Bewerbern über HR4YOU-TRM. Am Ende verwenden wir natürlich auch die Massenmails für die Absagen. Das bleibt nicht aus.“, so Gugel weiter. 

Gegenwärtig wird von HR4YOU noch an einem Genehmigungsverfahren gearbeitet, um den Prozess der Personalanforderung digital abzubilden. Das Genehmigungsverfahren soll im Fachabteilungszugang gestartet werden und somit die Prozesse nochmals vereinfachen.

Auf einen Blick

Verlagshaus

Bamberg

09/2015

  • Fachabteilungszugang
  • Schnittstellen zu verschiedenen Jobbörsen
  • Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Schnelle und Zuverlässige Software
  • Sichere Datenverarbeitung gemäß des BDSG
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