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Die deutlichsten Vorteile der HR4YOU-Software sind eine hohe Zeitersparnis, transparentere Prozesse, weil die Akten besser zugänglich sind und der reduzierte Verwaltungsaufwand durch Mitarbeiter- und Fachbereichszugänge.

Case Study: Kunden Bild,

Thomas Klein

Leiter Personal

Firmenportrait

In den 60er Jahren wurde die Schuh und Sport Mücke GmbH & Co. KG als Familienunternehmen gegründet und führt in Bayern derzeit elf Fachgeschäfte für Schuhe, Textilien, Accessoires und Sportartikel sowie drei Outlets für Schuhe und Sportartikel.

Bekannt ist Schuh Mücke besonders für sein in Deutschland einzigartiges Sortiment und die außergewöhnlichen Verkaufsflächen. Diese sind um ein vielfaches größer als in normalen Schuhgeschäften.

Mit diesem Erfolgskonzept kommt der stationäre Einzelhändler ohne zusätzlichen Onlinehandel aus und lehrt insbesondere im Schlussverkauf die Konkurrenz das Fürchten. Hier werden auch gerne bis zu acht Paar Schuhe auf einmal gekauft. Die Unternehmensgruppe Mücke gehört zur Handelskooperation ANWR GROUP eG, Mainhausen.

Seine Bewerber und ca. 800 Mitarbeiter verwaltet das Unternehmen von Bamberg aus mit dem Bewerbermanagement und der digitalen Personalakte von HR4YOU. Die Umstellung von klassischen Papierakten auf ein rein elektronisches System erfolgte im vergangenen Jahr und ist inzwischen inklusive aller Schnittstellen abgeschlossen.

Mitarbeiterverwaltung & Personalentwicklung

Großen Wert legt das Unternehmen bei seinen Mitarbeitern auf Serviceorientierung und Teamarbeit anstatt nach Provisionsmodellen oder reinen Umsatzzahlen zu bewerten. Dies wird schon seit Jahren anhand eigens entwickelter 360 Grad Feedbacks gemessen, in denen die Filiale als Ganzes und jeder Mitarbeiter als Team-Mitglied gesehen wird.

„Uns ist es wichtig, dass eine Mitarbeiterbewertung persönliche Kommentare enthält und nicht nur Zahlen. Auch Testkäufe dienen den Abteilungsleitern als Anhaltspunkt. Stärken werden hervorgehoben und prämiert, Schwächen versuchen wir durch Coaching gemeinsam zu bearbeiten." erklärt Personalchef Thomas Klein.

Einführung & Einsatz von HR4YOU

Im letzten Jahr hat das Unternehmen das Bewerbermanagement HR4YOU-TRM mit digitaler Personalakte eingeführt, um den gesamten Bewerbungsprozess sowie die Mitarbeiterverwaltung zu optimieren und künftig elektronisch abzuwickeln. Klassische Papierakten wurden durch eine übersichtliche und transparente Datenbank abgelöst, welche die Personalarbeit nicht zuletzt durch zahlreiche Schnittstellen sehr komfortabel und effizient gestaltet.

Die früheren Abläufe beschreibt Thomas Klein als eher traditionell: „Wir haben Bewerbungsmappen erhalten, die intern zur Sichtung durch den Verkaufsleiter, die Filialleitung, Führungskräfte oder mich von A nach B geschickt werden mussten. Irgendwann hat der Bewerber angerufen und es war nur umständlich nachvollziehbar, wie der aktuelle Status ist. Zudem waren die Papierberge immens. Diesen Bereich wollten wir durch die Umstellung auf eine Softwarelösung definitiv effektiver gestalten und auch Genehmigungsprozesse optimieren. Das ist uns mit HR4YOU exzellent gelungen."

Die Entscheidung fiel im Hinblick auf mehrere Neueröffnungen und den damit verbundenen Personalbedarf ganz bewusst bereits sehr früh. In den letzten sechs Monaten hat das Unternehmen ca. 2.500 Bewerbungen erhalten und ist froh, dass die Umstellung inklusive aller relevanten Schnittstellen ausgeführt werden konnte.

Vorteile durch den Einsatz der HR4YOU-Software

„Das angenehmste an dem gesamten Prozess sind die Schnittstellen zu unseren anderen Personal-Tools. Wir müssen die Personaldaten in unserer Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Warenwirtschaft einpflegen und können jetzt mit einer einzigen Eingabe in der HR4YOU-Anwendung die Daten in allen Systemen aktualisieren.", so Thomas Klein über die Vorteile.

Auch das Ausschreiben zu besetzender Stellen funktioniert heute weitaus unkomplizierter und kostengünstiger, da der Weg über einen Drittanbieter erspart bleibt. Früher musste bei jeder Stelle eine Werbeagentur die Homepage anpassen. Über die Software können die Mitarbeiter von Schuh Mücke dies nun selbst mit wenigen Klicks und ohne Zusatzkosten erledigen.

Neben dem klassischen Weg über Anzeigen in der lokalen Tagespresse nutzt das Unternehmen zur Stellenschaltung hauptsächlich die eigene Homepage sowie Social Media Portale wie XING und Facebook - alles ganz einfach und direkt über HR4YOU.

Um die unterschiedlichen Unternehmensbereiche in den Bewerbungsprozess einzubinden, werden bei Schuh Mücke sowohl Fachbereichszugänge als auch das Profilbuch genutzt. Bewerbungen werden in der Personalabteilung bearbeitet und an den Fachbereich weitergeleitet, der über eine Absage oder das Okay entscheidet.

Bei einem weiteren Okay durch die Bereichsleitung schickt die Personalabteilung interessante Kandidaten mit Hilfe des Profilbuches per E-Mail an die Filialleitung, die anschließend die Terminierung, Probearbeiten und Feedback organisiert.

Im weiteren Einstellungsprozess gibt die Filialleitung mit dem Feedback und einem Klick auf „Vertrag erstellen" Angaben wie Gehalt, Stunden, Funktion und Kostenstelle vor. Diese liegen beim Speichern direkt der Personalabteilung zur Freigabe vor und gehen in die digitale Personalakte über - ein durchgehender, übersichtlicher und einfacher Prozess.

Der komplett fertige Arbeitsvertrag inklusive der individuellen Daten und aller relevanter Zusatzvereinbarungen ist über ein Dropdown-Menü auszuwählen und direkt fertig für den Ausdruck.

Geplante Erweiterungen

Im Laufe der nächsten Monate sollen noch einige weitere Funktionen folgen. So ist eine digitale Umsetzung und Archivierung des Beurteilungssystems mit Fragebögen geplant. Anforderung ist hier ein System, das die Entwicklung der Mitarbeiter über den gesamten Zeitraum im Unternehmen auswertbar und vergleichbar macht.

Dies würde auch dem Wunsch entsprechen, Führungskräfte möglichst aus den eigenen Reihen zu entwickeln. Darüber hinaus sind Konten mit Lohn- und Gehaltszetteln und einer automatisierten monatlichen Zeiterfassung sowie Urlaubs- und Jahresplanung angedacht.

Auf einen Blick

Einzelhandel

Bamberg

März 2014

  • Schnittstellen zu anderen Personal-Tools (z.B. Zeiterfassung und Warenwirtschaft)
  • Mitarbeiterkarten (Mitarbeiter-Rabatt) über das System erstellen
  • Mitarbeiterzugänge zur Aktualisierung von Daten (z.B. Adressänderung bei Umzug)
  • flexible Anpassungsmöglichkeiten
  • guter Support und unkomplizierter Kontakt
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